Karty przedpłacone dla pracowników

Karta przedpłacona (prepaid) to rodzaj karty płatniczej zasilonej dowolną kwotą. Taką kartą można wykonywać wiele transakcji, aż do wyczerpania posiadanych na niej pieniędzy.

Karta przedpłacona służy do dokonywania płatności bezgotówkowych. Karty przedpłacone są często przekazywane pracownikom pod choinkę, jako podarunek świąteczny lub jako forma nagrody w innych okolicznościach zawodowych.

Karta przedpłacona (prepaid) coraz bardziej dostępna i popularna w zakładach pracy

Wydanie karty nie jest skomplikowane. Karta przedpłacona jest jednym z rodzajów instrumentów płatniczych umożliwiających dokonywanie płatności z wykorzystaniem środków dostępnych na rachunku płatniczym przypisanym do karty.

W związku z rozwojem techniki i pojawieniem się nowych sposobów płatniczych, karta przedpłacona umożliwia przedsiębiorcom realizację ustawowych obowiązków, ale także takich które wynikają z wewnętrznych uregulowań firmy. Wydanie karty ułatwi płatności za posiłki dla pracowników, czy przekazywanie pracownikom środków pieniężnych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Do karty przedpłaconej nie potrzeba rachunku osobistego w banku, jej użytkownikowi nie jest przyznawany kredyt więc nikt nie bada jego zdolności kredytowej. Taka karta płatnicza należy do coraz bardziej osiągalnych i popularnych rozwiązań w zakresie świadczeń pieniężnych.

To nowoczesne rozwiązanie, które jest innowacyjnym sposobem nagradzania i motywowania pracowników. Służy do realizacji celów biznesowych.

Rodzaje kart przedpłaconych

Karty prepaid można podzielić na dwa rodzaje – te działające tak, jak karta debetowa w banku i karty prezentowe do sklepów. Pierwszymi można płacić wszędzie, a drugimi jedynie w konkretnym sklepie.

Kartę przedpłaconą jednorazową mamy do jednorazowego użycia, nie można jej doładować. Ta karta ma stałą wartość, ilość środków. Może być wydana jako nagroda za osiągnięcia, awanse lub specjalne okazje.

Karty wydawane przez banki na całym świecie i instytucje pozabankowe – do najbardziej znanych marek należą karta przedpłacona MasterCard, Visa i American Expess. Można je otrzymać w niemal każdym popularnym banku.

Karty i bony podarunkowe związane są z konkretnym sklepem, usługą lub miejscem. Karta podarunkowa może być spersonalizowana albo wydawana na okaziciela, najczęściej ma ograniczony termin wykorzystania środków.

Karty lunchowe to swoisty rodzaj karty przedpłaconej mający za zadanie zapewnienie użytkownikowi karty przedpłaconej możliwości łatwego opłacenia posiłku sfinansowanego przez pracodawcę. Niekiedy takie karty mogą mieć ustawione różnego typu ograniczenia, np. działać tylko w godzinach 8-15.

Dzięki kartom przedpłaconym można śledzić historię transakcji

Dla przedsiębiorców, którzy chcą ograniczyć wydatki pracowników podczas podróży służbowych lub spotkań z klientami, udostępnienie takich kart może być skutecznym rozwiązaniem.

Ułatwiają one również procesy administracyjne związane z zarządzaniem świadczeniami pracowniczymi.

Firma może łatwo kontrolować i śledzić wydatki, a pracownicy mogą korzystać z benefitów bez konieczności skomplikowanego procesu wnioskowania czy dokumentowania.

Zapłata kartą przedpłaconą jest bezpieczna i wygodna

Korzystanie z kart przedpłaconych daje pracownikom poczucie bezpieczeństwa finansowego, ponieważ nie muszą używać swoich prywatnych środków na pokrycie kosztów związanych z pracą.

W przeciwieństwie do tradycyjnej karty debetowej lub kredytowych, nie są powiązane z kontem bankowym firmy. To zmniejsza ryzyko oszustw i nieautoryzowanych transakcji, zapewniając większe bezpieczeństwo zarówno dla firmy, jak i dla pracowników.

Płacąc kartą przedpłaconą, pracownicy nie muszą ponosić wydatków z własnej kieszeni. Mogą używać kart do zakupów związanych z pracą, nie martwiąc się o opóźnienia w zwrotach kosztów lub konieczność noszenia dużej ilości gotówki.

Karta przedpłacona daje swobodę wyboru

Jednym z głównych atutów kart przedpłaconych jest ich elastyczność. Pracownicy mogą wykorzystać środki z karty przedpłaconej (karta podarunkowa) do realizacji swoich indywidualnych potrzeb i pragnień.

Mogą przeznaczyć je na zakupy w internecie, płatności w sklepie lub restauracji czy zakup artykułów pierwszej potrzeby - karta daje swobodę wyboru.

Zadbaj o potrzeby pracowników. Zmotywuj ich, oferując kartę przedpłaconą (prepaid)

Firma może nagradzać pracowników za osiągnięcia, awanse, czy długoletnią lojalność, dodatkowo zwiększając ich zaangażowanie oferując im kartę przedpłaconą (prepaid).

Finansowe świadczenia są jednym z najbardziej efektywnych sposobów motywowania zespołu, a karty przedpłacone oferują tu unikalne podejście, umożliwiając pracownikom decydowanie, w jaki sposób chcą spożytkować otrzymane środki.

Wady kart przedpłaconych

Takie karty posiadają z góry określony limit, co może ograniczać siłę nabywczą pracowników, zwłaszcza w sytuacjach, gdy pojawiają się nieoczekiwane opłaty lub wyższe wydatki. Może to potencjalnie wpływać na działalność firmy, jeśli pracownicy nie mają wystarczających środków w razie potrzeby.

Niektóre karty mogą być doładowane jedynie w konkretnej walucie. Przy zakupach kurs wymiany może nie być najbardziej korzystny, ale jeśli pracownicy potrzebują zapłacić w innej walucie niż krajowa, może to być dla nich bardzo wygodna opcja.

Nie wszystkie miejsca akceptują płatności kartami przedpłaconymi. Pracownicy mogą napotkać trudności w korzystaniu z tych kart w niektórych sklepach, restauracjach czy przy płatnościach online.

Pomimo zwiększonej kontroli nad wydatkami pracowników, nadal istnieje ryzyko nadużycia lub niewłaściwego wykorzystania środków. Aby je zminimalizować, właściciele firm powinni ustalić jasne wytyczne dotyczące korzystania z kart.

Przepisy prawne dotyczące kart przedpłaconych

Jeżeli pracodawca poniesie wydatki na zakup kart przedpłaconych ze środków obrotowych przedsiębiorstwa, to stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów według reguł ogólnych.

W przypadku przekazania pracownikom kart przedpłaconych ze środków ZFŚS (powiązanych z finansowaniem działalności socjalnej), powstaje u pracownika przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przychód ten będzie korzystał ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych do kwoty obowiązującego w roku podatkowym limitu, zgodnie z brzmieniem art. 21 ust. 1 pkt 67 oraz art. 52l pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19, limit ten został podwyższony do 2 000 zł.

Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS (w tym karty przedpłacone) podlegają wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego oraz art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Oskładkowane są natomiast karty przedpłacone sfinansowane ze środków obrotowych firmy.

Co to jest ZFŚS?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to środki finansowe gromadzone przez pracodawcę na osobnym rachunku bankowym w celu wykorzystania ich na wsparcie socjalne uprawnionych do tego pracowników.

Zasady dysponowania środkami zgromadzonymi na rachunku ZFŚS określa ustawa z 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Trzeba zaznaczyć, że ustawa szeroko definiuje działalność socjalną, uznając, że jest nią udzielanie pomocy materialnej, rzeczowych świadczeń lub świadczenie pieniężne.

Zgodnie z ustawą o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców m.in. na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego. A także udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej oraz zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Trzeba pamiętać, aby przyznając pracownikom świadczenia z ZFŚS, uwzględnić sytuację życiową, rodzinną i materialną osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS. Stanowi o tym art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS.