Karta żywnościowa dla pracownika

Do dyspozycji mamy wiele rozwiązań żywieniowych dla pracowników firm - obiadowe automaty vendingowe, karty lunchowe (żywieniowe typu prepaid) akceptowane w punktach gastronomicznych w całej Polsce, kantyna pracownicza, catering lub dofinansowane przez pracodawcę posiłki z dowozem do miejsca pracy.

Karty lunchowe, żywnościowe to swoisty rodzaj karty płatniczej mający za zadanie zapewnienie użytkownikowi karty przedpłaconej możliwości łatwego opłacenia posiłku sfinansowanego przez pracodawcę.

Karty lunchowe najczęściej mają formę kart prepaid (przedpłacone). Pracownik może za ich pomocą zapłacić za posiłek w wybranych lokalach gastronomicznych i restauracjach, jednak pracodawca musi wcześniej zasilić karty kwotą dofinansowania.‍

Dofinansowanie do posiłków pracowniczych bardziej atrakcyjne. Karty lunchowe zwolnione ze składek ZUS do wartości 450 zł

W czasach pandemii i wysokiej inflacji coraz więcej pracodawców dofinansowuje posiłki pracownikom. Od września 2023 r. rozliczanie tego benefitu jest bardziej korzystne, wzrosła bowiem kwota zwolnienia z oskładkowania takiego benefitu – z 300 zł do 450 zł na pracownika miesięcznie. Oznacza to, że wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków dla pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 450 zł nie podlega składkom ZUS.

Nowelizacja rozporządzenia składkowego nie tylko zwiększyła limit finansowania gotowych posiłków, od których nie trzeba odprowadzać ZUS, ale jasno wskazała, że dotyczy on także bonów, talonów oraz kart przedpłaconych.‍

Gotowy lunch z karty przedpłaconej

Z opłacania składek zwolnione są wartości kuponów, talonów, bonów żywieniowych i kart przedpłaconych udostępnianych pracownikom, które uprawniają do nabycia wyłącznie posiłku lub przetworzonych produktów żywnościowych nadających się do bezpośredniego spożycia w placówkach gastronomicznych (czyli np. restauracjach, barach, stołówkach lub innych punktach gastronomicznych).

Nie istnieje możliwość wypłaty ekwiwalentu finansowego.

Zwolnienie z oskładkowania ZUS do 450 zł obejmuje osoby na umowach o pracę, umowach zleceniach, kontraktach menedżerskich czy członków rady nadzorczej wynagradzanych na podstawie uchwały.

Posiłki dodają energii i motywują

Pracownik, który podczas przerw w trakcie wykonywania zadań służbowych spożywa wartościowe, pełnokaloryczne posiłki, funkcjonuje bardziej wydajnie, ma więcej energii i osiąga lepsze wyniki.

Karty przedpłacone stają się również narzędziem motywacji pracowników. Firma może nagradzać pracowników za osiągnięcia, awanse, czy długoletnią lojalność, dodatkowo zwiększając ich zaangażowanie.

Świadome organizacje dbają o swoich pracowników, dlatego zapewniają im dofinansowanie do posiłków jako jeden z benefitów, choć nie jest to obowiązkiem pracodawcy.

Trzeba jednak podkreślić, że w niektórych sytuacjach zapewnienie posiłku pracownikom jest konieczne. Takim obowiązkowym posiłkiem jest posiłek profilaktyczny (potocznie zwany regeneracyjnym), który pracodawca musi zagwarantować pracownikom wykonującym pracę w trudnych warunkach.

Posiłki profilaktyczne – co to takiego

Jeśli pracownicy wykonują pracę w warunkach szczególnie uciążliwych i tracą podczas wykonywania swoich zadań dużo energii, pracodawca musi zapewnić im bezpłatne posiłki, tzw. regeneracyjne, nazywane też profilaktycznymi. Taki typ posiłku ma być przyrządzony z odpowiednio dobranych składników o określonej przepisami wartości energetycznej.

Posiłki profilaktyczne wydaje się wówczas, gdy z uwagi na uciążliwość pracy i warunki mikroklimatyczne należy uzupełnić rezerwy energetyczne pracownika. Chodzi głównie o ciężką pracę fizyczną, a także gorący i zimny mikroklimat.

Karta żywnościowa także na posiłki profilaktyczne

Obligatoryjne świadczenie wynikające z prawa pracy, czyli obowiązkowe posiłki regeneracyjne (zwane także profilaktycznymi) są całkowicie zwolnione z oskładkowania ZUS. Takie posiłki i napoje - zgodnie z Kodeksem Pracy - pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie.

Jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych pracodawca nie ma możliwości przygotowania oraz możliwości wydawania posiłków, może zapewnić pracownikowi możliwość spożycia takiego posiłku w inny sposób niż wydanie dania gorącego.

Może przekazać mu produkty umożliwiające przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub za pomocą bonów, talonów, kuponów żywieniowych oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania takich produktów lub posiłku.

Za inne dowody uprawniające do otrzymania produktu lub posiłku uznać należy karty wydawane przez pracodawcę (żywnościowe, lunchowe). Są promowane w zakresie polityki socjalnej firmy ze względu na wygodę dla pracodawcy i pracowników.

Pieniądze, które są na karcie przepłaconej wydane mogą być tylko na określony cel do tego przeznaczony, a kartą można płacić w punktach gastronomicznych takich jak restauracje, piekarnie, cukiernie.

Lunchcard. Karta żywnościowa od SmartLunch

Pracownik otrzymuje imienną kartę płatniczą, za pomocą której płaci za posiłek w dowolnym lokalu gastronomicznym lub w sklepie spożywczym. Kiedy jest w biurze, może z pomocą karty skorzystać z aplikacji SmartLunch.

Do zakupów pracownik nie potrzebuje gotówki – całość transakcji realizowana jest kartą, a rozliczenie następuje za pomocą wygodnego raportu od SmartLunch. Dzięki temu, że dofinansowanie do posiłków jest zwolnione ze składki ZUS do kwoty 450 zł miesięcznie, oszczędzają i pracodawcy i pracownicy.

Z karty lunchowej skorzystać może każdy pracownik, niezależnie od tego, w jakiej formie pracuje – stacjonarnie, zdalnie, hybrydowo, w zespołach rozproszonych, mobilnych, pracujących w terenie lub w częstych delegacjach. Z kart lunchowych można korzystać w dowolnym systemie pracy i łączyć je z tradycyjną usługą SmartLunch na terenie firmy.

Dzięki karcie lunchowej od SmartLunch pracownik może zjeść posiłek taki, jaki chce i lubi.

Korzyści z Lunchcard

Pracodawca podarowując pracownikowi Lunchcard daje mu benefit, którego pracownicy chcą i z którego chętnie korzystają. Ten benefit jest zwolniony ze składek ZUS do kwoty 450 zł miesięcznie, pracodawca może rozliczyć finansowanie kart ze środków ZFŚS lub ze środków obrotowych, pracodawca zyskuje wyższą efektywność pracy, którą potwierdza 86 proc. managerów korzystających ze SmartLunch, odnotowuje niższą absencję chorobową, bo regularne posiłki pozytywnie wpływają na zdrowie i odporność.

Dofinansowany obiad pożądanym benefitem w czasach inflacji

Z powodu drastycznych podwyżek cen żywności w ostatnich dwóch latach, dofinansowanie posiłków pracowniczych może być bardzo trafionym benefitem dającym oszczędności całej rodzinie. Dzięki takiemu benefitowi pracownik oszczędza czas, nie musi gotować, robić zakupów i planować tego posiłku. Ale co najważniejsze oszczędza pieniądze.

Rola pracodawcy w zapewnianiu posiłków w pracy wydaje się bardzo duża. Potwierdzają to wyniki raportu „Food. Factories. Fluidity. Żywienie w fabrykach. Scenariusze przyszłości 2030” przygotowanego przez infuture.institute.

Zdaniem zdecydowanej większości badanych pracowników (82 proc.) finansowanie posiłków w miejscu pracy przez pracodawcę powinno być standardem. Jednocześnie zaledwie 30 proc. respondentów deklaruje, że jego pracodawca finansuje posiłki częściowo lub w całości.

62 proc. pracowników deklaruje ponadto, że w przyszłości pracodawcy, którzy będą zapewniać pracownikom posiłki, będą bardziej atrakcyjni ze względu na rosnące ceny żywności.

Przepisy prawne dotyczące kart przedpłaconych

Jeżeli pracodawca poniesie wydatki na zakup kart przedpłaconych ze środków obrotowych przedsiębiorstwa, to stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów według reguł ogólnych.

W przypadku przekazania pracownikom kart przedpłaconych, finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, powstaje u pracownika przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten będzie korzystał ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych do kwoty obowiązującego w roku podatkowym limitu, zgodnie z brzmieniem art. 21 ust. 1 pkt 67 oraz art. 52l pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19, limit ten został podwyższony do 2000 zł.

Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS (w tym karty przedpłacone) podlegają wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego oraz art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Oskładkowane są natomiast karty przedpłacone sfinansowane ze środków obrotowych firmy.