Posiłki pracownicze a składki ZUS - co musisz wiedzieć o zwolnieniu z podatku.
Zastanawiasz się nad wprowadzeniem do swojej firmy benefitu w postaci dofinansowania posiłków pracowniczych? Mamy bardzo dobrą wiadomość - możesz uniknąć płacenia składek ZUS-u. Jakie warunki trzeba spełnić?
Pisaliśmy o tym TUTAJ. Suma finansowanych posiłków nie może przekroczyć 300 zł - jest to oczywiście miesięczna kwota przeznaczona na wyżywienie jednego pracownika. Trzeba jednak pamiętać, że dofinansowania nie może zostać zastąpione ekwiwalentem - w praktyce oznacza to, że osoba korzystająca z benefitu powinna przeznaczyć wyznaczoną kwotę wyłącznie na jedzenie w pracy.
Bony żywieniowe, karty lunchowe, posiłki w zakładowej stołówce
Jako pracodawca możesz samodzielnie zdecydować, w jaki sposób zorganizować posiłki pracownicze i wykorzystać ulgę podatkową. Na co więc zwrócić uwagę? Dowiesz się TUTAJ.
Jednym ze sposobów jest wyposażenie beneficjentów w tak zwane karty lunchowe. Zasila się je środkami, które pracownicy i pracowniczki przeznaczają na zakup posiłków w wybranych lokalach gastronomicznych. Jednocześnie decydując się na wprowadzenie kart lunchowych w firmie, musisz pamiętać, że ulga podatkowa nie przysługuje w przypadku finansowania posiłków regeneracyjnych2. Powodem jest niemożność weryfikacji przez przedstawicieli Krajowej Informacji Skarbowej, czy posiłki zostały przygotowane zgodnie z narzuconymi normami.
Drugą opcją jest zapewnienie bonów żywieniowych - jest to rozwiązanie nieco bardziej skomplikowane, ponieważ środki z talonów mogą być przeznaczone wyłącznie na jedzenie3. Jeśli istnieje prawdopodobieństwo, że osoba korzystająca z benefitu nabyła towar niebędący artykułem spożywczym, gotowym posiłkiem, lub napojem bezalkoholowym, pracodawcy nie obowiązuje ulga podatkowa.
Trzecią metodą jest finansowanie posiłków przygotowywanych w firmowej kantynie. Pozostaje jednak kwestia wyceny konkretnej porcji - należy pamiętać, że korzystając z ulgi nie można przekroczyć ustalonego budżetu 300 zł. Pojawia się więc problem z przeliczeniem kwoty jednego posiłku, którego rozwiązaniem jest jedynie ustalenie kosztu na podstawie obowiązujących cen rynkowych4.
Jaka jest alternatywa? SmartLunch!
Ponieważ dbamy o zbilansowane posiłki regeneracyjne.
O tym, kiedy i komu przysługują bezpłatne posiłki regeneracyjne pisaliśmy TUTAJ.
Podsumowując, pracodawca zobligowany jest do zapewnienia posiłków regeneracyjnych pracownikom i pracowniczkom wykonującym pracę fizyczną, w wyniku której wydatek energetyczny wyniósł więcej niż 1500 kcal w przypadku mężczyzn i 1000 kcal w przypadku kobiet. Najczęściej "regeneracja" musi zostać zapewniona w porze zimowej, czyli w okresie pomiędzy 1 listopada a 31 marca. Pracodawca może jednak zostać zobowiązany do finansowania posiłków profilaktycznych także latem - dzieje się tak, gdy wydatek energetyczny w ciągu zmiany roboczej wynosi 2000 kcal u mężczyzn i 1100 kcal u kobiet. Prawidłowo zbilansowane danie powinno więc pokrywać zapotrzebowanie na odpowiednią ilość energii i substancji odżywczych - liczyć co najmniej 1000 kcal i składać się w 50-55% z węglowodanów, w 30-35% z tłuszczów i w 15% z białek5.
Oczywiście dofinansowanie posiłków regeneracyjnych jest również zwolnione z konieczności opłacania składek ZUS-u. Trzeba jednak ściśle trzymać się wytycznych związanych z organizowaniem posiłków profilaktycznych, ponieważ drobne przeoczenie może doprowadzić do konieczności opodatkowania. Jednak dzięki SmartLunch nie trzeba się o to martwić.
Nasi partnerscy restauratorzy doskonale wiedzą, z czego powinien składać się dobrze zbilansowany posiłek regeneracyjny. Dodatkowo, dzięki naszym standardom, jest on nie tylko pożywny, ale także efektowny - estetycznie zapakowany i smaczny. Pracodawca wdrażając do firmy SmartLunch, zyskuje pewność, że nie zostanie pozbawiony ulgi podatkowej - posiłek sygnowany naszym logo spełnia wszystkie ustawowo określone normy.
Ponieważ maksymalnie ułatwiamy rozliczenia i ewidencję.
Warto pamiętać, że firma zobligowana jest do prowadzenia wykazu zamówień i rejestrowania liczby posiłków zakupionych przez zatrudnione osoby. Dodatkowy obowiązek znika wraz z pojawieniem się w firmie platformy SmartLunch - ewidencja prowadzona jest automatycznie i pozwala na pobranie raportu z wybranego okresu w każdej chwili. Ponadto, każdy pracownik i pracowniczka ma wgląd w swoją historię zamówień, która jest na bieżąco uzupełniana.
Czy 300 zł jest wystarczającą kwotą, żeby zapewnić pracownikowi miesięczne wyżywienie?
Jak najbardziej. W restauracjach współpracujących ze SmartLunch koszt zupy czy bułki oscyluje pomiędzy 5-6 zł. Przyjmując, że pracownik spędza w pracy około 20 dni miesięcznie, kwota dziennego wyżywienia wynosi 9,50 zł - bez problemu wystarczy na dofinansowanie pożywnego posiłku.
SmartLunch - najbardziej opłacalny benefit
Wiesz już, jak możesz uzyskać ulgę podatkową na dofinansowanie posiłków pracowniczych. SmartLunch zapewnia nie tylko łatwą organizację posiłków, ale także poczucie bezpieczeństwa - pracodawca ma świadomość, że ulga podatkowa z pewnością będzie obowiązywać - na przykład w przypadku finansowania posiłków profilaktycznych.
1. www.pit.pl/wynagrodzenia-lista-plac/finansowanie-pracownikom-posilkow-a-skladki-zus-1001564
2. www.rp.pl/Podatek-dochodowy/301149888-PIT-od-kart-na-obiady-fundowane-przez-pracodawce---interpretacja-podatkowa.html
3. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, art 21 ust. 1 pkt 11b.
4. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych Art. 11, ust. 2a., pkt 4.
5. isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19960600279/O/D19960279.pdf
