Zastanawiasz się nad wprowadzeniem do swojej firmy benefitu w postaci dofinansowania posiłków pracowniczych? Mamy bardzo dobrą wiadomość - możesz uniknąć płacenia składek ZUS-u. Jakie warunki trzeba spełnić?
Pisaliśmy o tym TUTAJ . Suma finansowanych posiłków nie może przekroczyć 450 zł - jest to oczywiście miesięczna kwota przeznaczona na wyżywienie jednego pracownika . Trzeba jednak pamiętać, że dofinansowania nie może zostać zastąpione ekwiwalentem - w praktyce oznacza to, że osoba korzystająca z benefitu powinna przeznaczyć wyznaczoną kwotę wyłącznie na jedzenie w pracy .
Bony żywieniowe, karty przedpłacone, posiłki w zakładowej stołówce Jako pracodawca możesz samodzielnie zdecydować, w jaki sposób zorganizować posiłki pracownicze i wykorzystać ulgę podatkową. Na co więc zwrócić uwagę? Dowiesz się TUTAJ .
Jednym ze sposobów jest wyposażenie beneficjentów w tak zwane karty lunchowe . Zasila się je środkami, które pracownicy i pracowniczki przeznaczają na zakup posiłków w wybranych lokalach gastronomicznych. Jednocześnie decydując się na wprowadzenie kart lunchowych w firmie, musisz pamiętać, że ulga podatkowa nie przysługuje w przypadku finansowania posiłków regeneracyjnych 2. Powodem jest niemożność weryfikacji przez przedstawicieli Krajowej Informacji Skarbowej, czy posiłki zostały przygotowane zgodnie z narzuconymi normami.
Drugą opcją jest zapewnienie bonów żywieniowych - jest to rozwiązanie nieco bardziej skomplikowane, ponieważ środki z talonów mogą być przeznaczone wyłącznie na jedzenie 3. Jeśli istnieje prawdopodobieństwo, że osoba korzystająca z benefitu nabyła towar niebędący artykułem spożywczym, gotowym posiłkiem, lub napojem bezalkoholowym , pracodawcy nie obowiązuje ulga podatkowa.
Trzecią metodą jest finansowanie posiłków przygotowywanych w firmowej kantynie . Pozostaje jednak kwestia wyceny konkretnej porcji - należy pamiętać, że korzystając z ulgi nie można przekroczyć ustalonego budżetu 450 zł. Pojawia się więc problem z przeliczeniem kwoty jednego posiłku, którego rozwiązaniem jest jedynie ustalenie kosztu na podstawie obowiązujących cen rynkowych4.
Warunki zwolnienia ze składek ZUS Aby skorzystać ze zwolnienia ze składek ZUS na wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom, należy spełnić kilka kluczowych warunków. Przede wszystkim, wartość posiłków nie może przekraczać miesięcznie kwoty 450 zł. Ponadto, posiłki muszą być udostępniane pracownikom bez prawa do ekwiwalentu. Oznacza to, że nie mogą oni otrzymywać zamiennie świadczeń pieniężnych. Ważne jest również, aby wartość posiłków była wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Pracodawca musi także dokumentować wydatkowanie środków na finansowanie posiłków, co jest niezbędne do zachowania przejrzystości i zgodności z przepisami.
Podatek PIT a posiłki pracownicze Dofinansowanie posiłków dla pracowników jest traktowane jako przychód podlegający opodatkowaniu w ramach podatku PIT . Oznacza to, że pracownik, który otrzymuje taki dodatek, musi zapłacić od niego podatek (tak jak od wynagrodzenia). W przypadku osób zatrudnionych na umowę o pracę, jest to przychód ze stosunku pracy. Z kolei dla zleceniobiorców i członków rady nadzorczej wynagradzanych z tego tytułu, jest to przychód z działalności wykonywanej osobiście. Dlatego tak ważne jest, aby pracodawcy byli świadomi tych obowiązków podatkowych i odpowiednio je uwzględniali w swoich rozliczeniach.
Zwolnienie z opodatkowania posiłków pracowniczych Zwolnienie z opodatkowania posiłków pracowniczych ma miejsce tylko w sytuacji, gdy są one udostępniane pracownikom bez prawa do ekwiwalentu. Oznacza to, że nie mogą oni otrzymywać zamiennie świadczeń pieniężnych. Wartość posiłków musi być również wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Pracodawca musi dokładnie dokumentować wydatkowanie środków na finansowanie posiłków, aby móc skorzystać z tego zwolnienia. Warto zaznaczyć, że zwolnienie z opodatkowania nie obejmuje opakowań, w których dostarczane są posiłki, co oznacza, że ich koszt może podlegać opodatkowaniu.
Jaka jest alternatywa? SmartLunch! Ponieważ dbamy o żywienie pracowników i zbilansowane posiłki regeneracyjne. O tym, kiedy i komu przysługują bezpłatne posiłki regeneracyjne pisaliśmy TUTAJ .
Podsumowując, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych posiłki regeneracyjne. Zobligowany jest do zapewnienia posiłków profilaktycznych pracownikom i pracowniczkom wykonującym pracę fizyczną, w wyniku której wydatek energetyczny wyniósł więcej niż 1500 kcal w przypadku mężczyzn i 1000 kcal w przypadku kobiet. Najczęściej "regeneracja" musi zostać zapewniona w porze zimowej, czyli w okresie pomiędzy 1 listopada a 31 marca. Pracodawca może jednak zostać zobowiązany do finansowania posiłków profilaktycznych także latem - dzieje się tak, gdy wydatek energetyczny w ciągu zmiany roboczej wynosi 2000 kcal u mężczyzn i 1100 kcal u kobiet . Prawidłowo zbilansowane danie powinno więc pokrywać zapotrzebowanie na odpowiednią ilość energii i substancji odżywczych - liczyć co najmniej 1000 kcal i składać się w 50-55% z węglowodanów, w 30-35% z tłuszczów i w 15% z białek5.
Oczywiście dofinansowanie posiłków regeneracyjnych jest również zwolnione z konieczności opłacania składek ZUS-u. Trzeba jednak ściśle trzymać się wytycznych związanych z organizowaniem posiłków profilaktycznych, ponieważ drobne przeoczenie może doprowadzić do konieczności opodatkowania. Jednak dzięki SmartLunch nie trzeba się o to martwić.
Nasi partnerscy restauratorzy doskonale wiedzą, z czego powinien składać się dobrze zbilansowany posiłek regeneracyjny . Dodatkowo, dzięki naszym standardom, jest on nie tylko pożywny, ale także efektowny - estetycznie zapakowany i smaczny. Pracodawca wdrażając do firmy SmartLunch, zyskuje pewność, że nie zostanie pozbawiony ulgi podatkowej - posiłek sygnowany naszym logo spełnia wszystkie ustawowo określone normy.
Ponieważ maksymalnie ułatwiamy rozliczenia i ewidencję. Warto pamiętać, że firma zobligowana jest do prowadzenia wykazu zamówień i rejestrowania liczby posiłków zakupionych przez zatrudnione osoby. Dodatkowy obowiązek znika wraz z pojawieniem się w firmie platformy SmartLunch - ewidencja prowadzona jest automatycznie i pozwala na pobranie raportu z wybranego okresu w każdej chwili. Ponadto, każdy pracownik i pracowniczka ma wgląd w swoją historię zamówień, która jest na bieżąco uzupełniana.
Czy 450 zł jest wystarczającą kwotą, żeby zapewnić pracownikowi miesięczne wyżywienie? Jak najbardziej. W restauracjach współpracujących ze SmartLunch koszt zupy czy bułki oscyluje pomiędzy 5-6 zł. Przyjmując, że pracownik spędza w pracy około 20 dni miesięcznie, kwota dziennego wyżywienia wynosi 9,50 zł - bez problemu wystarczy na dofinansowanie pożywnego posiłku.
SmartLunch - najbardziej opłacalny benefit w ramach świadczeń częściowo odpłatnych Wiesz już, jak możesz uzyskać ulgę podatkową na dofinansowanie posiłków pracowniczych. SmartLunch zapewnia nie tylko łatwą organizację posiłków, ale także poczucie bezpieczeństwa - pracodawca ma świadomość, że ulga podatkowa z pewnością będzie obowiązywać - na przykład w przypadku finansowania posiłków profilaktycznych oraz świadczeń częściowo odpłatnych.
1. www.pit.pl/wynagrodzenia-lista-plac/finansowanie-pracownikom-posilkow-a-skladki-zus-1001564
2. www.rp.pl/Podatek-dochodowy/301149888-PIT-od-kart-na-obiady-fundowane-przez-pracodawce---interpretacja-podatkowa.html
3. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, art 21 ust. 1 pkt 11b.
4. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych Art. 11, ust. 2a., pkt 4.
5. isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19960600279/O/D19960279.pdf
