Oferujesz benefity? Regularnie badaj potrzeby pracowników.

Czy pracownicy korzystają z benefitów? Jakie mają w tym zakresie potrzeby? Które elementy oferty dodatków pozapłacowych są przez nich bardziej, a które mniej cenione? Czy zgadzają się na dofinansowanie? Czy atrakcyjne świadczenie z punktu widzenia pracodawcy, to także pożądany bonus w oczach pracowników? Najprościej dowiedzieć się tego ankietą.

Ankiety pracownicze na temat benefitów można podzielić na dwie grupy:

• Regularnie przeprowadzane badające satysfakcję z istniejącego systemu dodatków pozapłacowych.
• Incydentalne badania preferencji w zakresie polityki świadczeń pozapłacowych wykonywane wtedy, kiedy:

• chcemy wprowadzić nowy benefit do oferty,
• chcemy zmodyfikować obowiązującą ofertę
• lub gdy z ankiety satysfakcji z istniejącego systemu bądź przeprowadzonego audytu benefitów wynika, że należy go poprawić bądź usprawnić.

Najpierw ankieta - potem nowy benefit  

Za każdym razem, kiedy rozważasz wprowadzenie do oferty firmy nowego dodatku pozapłacowego, warto przeprowadzić badanie preferencji pracowników, które odpowie na następujące pytania:

• Czy dany benefit jest przez pracowników postrzegany jako ważny / potrzebny?
• Czy chcieliby z niego korzystać (poziom deklaracji) i w jakim zakresie?
• Które grupy pracowników są najbardziej zainteresowane tym dodatkiem?
• Jak postrzegają go na tle innych dodatków (czy jest ważniejszy, czy mniej ważny niż pozostałe)?
• Czy są skłonni go współfinansować? A jeśli tak, to w jakim stopniu?

Czy wprowadzając nowy benefit trzeba pytać wszystkich pracowników o opinie?

Jeśli firma jest mała lub średnia, koszty przeprowadzenia badania ankietowego nie są duże, a dodatkowo dajemy pracownikom poczucie, że ich zdanie i potrzeby są ważne. W większych firmach przeprowadzenie ankiety w kilkuset osobowym zespole byłoby zbyt kosztowne. W takiej sytuacji prowadzi się badania wybiórczo, na ograniczonej grupie respondentów.

Prowadząc badanie preferencji pracowników w formie wybiórczej, trzeba pamiętać, aby tak dobrać grupę badawczą, żeby:

• Objąć identyczną reprezentacją wszystkie grupy wiekowe pracowników.
• Uwzględnić proporcjonalnie wszystkie działy (jeśli 70 proc. firmy stanowią pracownicy produkcji to albo powinni stanowić oni również 70 proc. badanych, a dane interpretujemy łącznie, albo wyniki ankiety są osobno analizowane dla grupy pracowników produkcyjnych i nieprodukcyjnych).

Jeśli firma ma kilka oddziałów, badanie preferencji powinno być prowadzone w każdym z oddziałów z osobna, z uwzględnieniem specyfiki lokalizacji każdego z nich. Pracownicy z oddziału w centrum dużego miasta będą mieć zupełnie inne oczekiwania i możliwości niż pracownicy z mniejszego miasta. Warto w takiej sytuacji również modyfikować ankietę, jeśli niektóre propozycje benefitów i tak nie będą w danym obszarze mogły zostać zrealizowane (np. karty sportowe czy kupony do restauracji w oddziale bez dostępu do ośrodka miejskiego).

Ankieta musi być stworzona zgodnie z metodologią badań. Pytania zamknięte muszą umożliwiać udzielenie wszystkich możliwych odpowiedzi. Nie można też zapominać o komunikowaniu pracownikom efektów badań. Jest narzędziem służącym do badania ilościowego - dostarcza nam danych statystycznych. Projektując system benefitów warto jednak sięgnąć nieco głębiej i tak jak w marketingu tworzy się persony po to, by lepiej określić rodzaje konsumentów, tak w employer brandingu można tworzyć persony pracowników. Pomagają w tym badania jakościowe - np. w formie wywiadów lub (jeśli nie ma na to budżetu) kilku otwartych pytań w ankiecie.

Takie pytania pozwalają zmienić sposób patrzenia na dodatki pozapłacowe i stworzyć mapy empatii służące lepszemu profilowaniu pracowników. Mogą pozwolić znaleźć nowe, nieodkryte dotąd pomysły na dodatki pozapłacowe, które doskonale sprawdzą się w firmie.

Pamiętaj, że nie wystarczy zapytać pracowników o to, jakie dodatki pozapłacowe by chcieli. Często nie wiedzą nawet, czego mogą oczekiwać i jakie możliwości są dostępne na rynku.

Sprawdź też: jak stworzyć atrakcyjny pakiet benefitów dla pracowników!

Ciągła zmiana zróżnicowanych potrzeb pracowników jest naturalna

Jedna kwestia to badanie opinii przy wprowadzaniu nowego benefitu. Druga, to badanie satysfakcji całego zespołu.

Ankiety satysfakcji z benefitów w firmie należy przeprowadzać regularnie. Wynika to z tego, że zespół ewoluuje. Jeśli firmie uda się stworzyć stabilne środowisko pracy, to ludzie będą w niej pracować przez kilka, a niekiedy nawet kilkanaście lat. Ich potrzeby będą się w tym czasie zmieniać wraz z nimi. Dlatego oferta benefitów nie jest stała, tylko powinna zmieniać się w czasie, odpowiadając na zmienne potrzeby różnych grup w firmie.

Poza samym zespołem zmienia się też świat, który nas otacza. Przemiany społeczno – kulturowe wpływają na potrzeby jednostek. Niekiedy zmiany bywają nagłe. Zetknęliśmy się z taką, przy okazji pandemii, przed którą w wielu firmach możliwość pracy zdalnej kilka razy w miesiącu była traktowana jako wyjątkowy dodatek do pracy. Dziś, kiedy pracownicy dostrzegli plusy pracy zdalnej, coraz częściej możliwość samodzielnego decydowania o miejscu pracy staje się ważną potrzebą, a nie tylko mile widzianym dodatkiem.

Zmienia się też rynek benefitów. Pojawiają się nowe rozwiązania i możliwości. Jeszcze kilka lat temu codzienne zamawianie obiadów dla całego zespołu przyprawiłoby panią Halinkę z księgowości o ból głowy, a w dużej firmie konieczny byłby dodatkowy etat do obsługi takich zamówień. Dziś, z aplikacjami takimi jak SmartLunch, taki benefit jest bardzo prosty w obsłudze.

Satysfakcja z benefitów – jakie pytania w ankiecie?

Podstawowe pytania dotyczące istniejące oferty benefitów powinny obejmować takie obszary jak:

• wiedza na temat oferty (czy pracownicy wiedzą, jakie dodatki im przysługują, jak mogą się o nie starać),
• korzystanie z oferty (z których benefitów korzystają, z których nie i dlaczego, czy zrezygnowali z niektórych z nich, a jeśli tak, to z jakiego powodu),
• zadowolenie z oferty (subiektywna ocena tego, na ile oferta pasuje do potrzeb i stylu życia pracowników.

Jeśli niektóre benefity są współfinansowane przez pracownika, to dopytanie o to, czy poziom opłat jest nadal akceptowalny, pozwala wnioskować, czy pracownik utrzyma korzystanie z benefitu w najbliższym czasie oraz to, czy w politykę ich finansowania nie należy wprowadzić zmian.

Warto zapytać również o to:

• Jak zdaniem pracownika firma wypada na tle konkurencji w zakresie dodatków pozapłacowych (Uwaga! Pracownik może nie znać oferty konkurencji, zatem trzeba uwzględnić odpowiedź “nie wiem”)?
• Jakimi kanałami komunikacji chcieliby dowiadywać się o zmianach w ofercie (pomaga usprawnić komunikację)?
• Czy chcieliby, by oferta benefitów uwzględniała również ich rodzinę, a jeśli tak, to kogo (pomaga planować ofertę i śledzić zmiany potrzeb wśród pracowników)?

Czy pytać pracowników o to, czy wiedzą, jaką wartość mają otrzymywane przez nich benefity?

To jest kwestią sporną. Są zwolennicy komunikowania wartości oferowanych benefitów wraz z pozostałymi składowymi na pasku wynagrodzeń. Taka transparentność ma uświadomić pracownikowi, że dostaje coś ekstra do wynagrodzenia, i że bonusy, z których korzysta, mają konkretną wartość. Z drugiej strony są obawy, że wiedza na temat rzeczywistej wartości benefitu może obniżyć jego postrzeganą wartość.

Częstotliwość ankiety na temat benefitów

Ankietę satysfakcji z benefitów wystarczy przeprowadzać raz do roku. W firmach, w dużą rotacją i krótkim cyklem życia pracownika można taką ankietę przeprowadzać co pół roku. Warto też zbadać o zadowolenie pracowników szybciej (np. po sześciu miesiącach) po wprowadzeniu dużych zmian w systemie benefitów.

Czy ankieta na temat benefitów powinna być anonimowa?

Nie ma potrzeby, by ankieta na temat benefitów ujawniała dane personalne. Dla uzyskania bardziej rzetelnych pomiarów lepiej przeprowadzić ją anonimowo, bo daje to pracownikom większe poczucie bezpieczeństwa. Zawsze jednak warto umieszczać w niej metryczkę, która pozwoli na lepszą identyfikację potrzeb poszczególnych grup. Taka metryczka powinna zawierać:

• przedział wiekowy respondenta,
• dział, w którym pracuje,
• oddział,
• poziom stanowiska (junior, specjalista, manager - ważne do sprawdzania, czy wiedza o benefitach jest równo dystrybuowana oraz do określania roli benefitu w retencji poszczególnych grup pracowników),
• staż pracy w firmie (dostarczy informacji na temat roli dodatku w budowaniu przywiązania do firmy).

W niektórych przypadkach warto rozważyć przedziały wynagrodzeń bądź dochodu na członka rodziny. Mogą one wskazać dodatkowo obszary warte wzmocnienia.

Czy ankieta na temat benefitów powinna być obowiązkowa?

Zdecydowanie nie! Tworząc ankietę pracowniczą jako obowiązkową, ryzykujemy, że uzyskamy nierzetelne informacje. Pracownicy niezaangażowani, którzy nie wypełniliby ankiety, gdyby była nieobowiązkowa, wpiszą w nią dowolne informacje i uzyskane wyniki będą zaburzone.

Sprawdź też, jak przygotować ankietę na temat benefitów na naszym krótkim video: https://www.youtube.com/watch?v=JubthARc_JA [Embed]