Jak sprawić by pracownicy chętnie wypełniali ankiety pracownicze?

Ankieta pracownicza to jedno z ulubionych narzędzi HR, które pozwala dowiedzieć się: czego chcą pracownicy (ankieta na temat benefitów), jakie nastroje panują w firmie (badanie satysfakcji pracowników) lub zebrać informacje na określony temat. Niestety pracownicy bywają niechętni ich wypełnianiu. ‍

Dlaczego nie chcą tego robić? Przecież ankiety wewnątrzfirmowe są po to, żeby docelowo im się pracowało lepiej! – myślą pracownicy działów HR. I jest to prawdą, ale jeśli wskaźnik odpowiedzi (response rate) ankiet pracowniczych jest w firmie niski, to oznacza to, że pracownicy albo o tym nie wiedzą, albo w to nie wierzą.‍

Ile powinien wynosić idealny response rate? ‍

Specjaliści z hive.hr (narzędzie do badania opinii) uważają, że w przypadku dużych, corocznych ankiet pracowniczych, prawidłowy response rate to 70 proc. Przy krótkich ankietach robionych częściej (tak zwany pulse check) wskaźnik, który powinien zadowolić HR to 50 proc. (1).

Z kolei platforma Culture Amp (2) uzależnia współczynnik odpowiedzi od wielkości firmy. I tak, w firmach małych można spodziewać się response rate na poziomie 80-90 proc.. W firmach do 500 pracowników 70-80 proc., a w firmach zatrudniających ponad 1000 osób 65-80 proc..

Czy warto dążyć do tego, by współczynnik odwiedzin był wyższy?

Zawsze warto zachęcać pracowników, ale poziom odpowiedzi powyżej 90 proc. czy równy 100 proc. może być sygnałem niskiej jakości odpowiedzi. Pracownicy, wiedząc, że oczekuje się od nich wypełnienia ankiety, bądź kiedy jest to wręcz obowiązkowe, udzielają nieprzemyślanych odpowiedzi, bardzo często po prostu wystawiając laurkę firmie. W efekcie dochodzi do rozdźwięku między wynikami badania a rzeczywistą sytuacją w firmie.

Dwa najważniejsze powody braku odpowiedzi w ankietach pracowniczych

Choć współczynnik odpowiedzi powinien wynosić 70 proc. w praktyce często wynosi zaledwie 30 proc. (3). Dlaczego?

To, że pracownicy nie chcą dzielić się opiniami w ankietach, wynika z tego, że:

·       nie lubią ankiet,

·       nie ufają im.

Te dwa problemy są tak naprawdę nieco bardziej złożone, ale doskonale ilustrują najbardziej poważne problemy z ankietami, jakie mogą pojawić się w firmie.

Brak zaufania do ankiet pracowniczych wiąże się najczęściej z obawą, że:

·       podane przez pracownika informacje obrócą się przeciwko niemu,

·       anonimowe ankiety wcale nie są anonimowe,

·       pracownicy nie wierzą, że ich opinia się liczy (co jest najczęściej pokłosiem wcześniejszych decyzji i zachowań zarządu). Według badań, tylko 20 proc. pracowników uważa, że ich managerowie w jakikolwiek sposób odniosą się do wyników ankiety! (4)

·       w wyniku błędnie skonstruowanych pytań w ankietach, pracownicy nauczyli się tego, że i tak nie mają szans na wyrażenie opinii (np. wszystkie możliwe wybory dotyczące benefitów są dla nich nieatrakcyjne, a ankieta nie daje możliwości zaproponowania własnego rozwiązania).

Jeśli korzystasz z systemu do ankietowania online, zadbaj o to, by wyjaśnić pracownikom, jak działają w nim ankiety anonimowe. Bardzo często, jeśli system i tak wymaga zalogowania się, pracownicy nie wierzą, że ankiety faktycznie są anonimowe.

Z czego wynika „nielubienie” ankiet?

Wielu pracowników pytanych o to, dlaczego nie chcą dzielić się w ankiecie opinią, mówi „a po prostu nie lubię tych ankiet”. Co kryje się za takim stwierdzeniem? Najczęściej nie lubimy robić tego, co nam zajmuje czas, jest kłopotliwe, męczące, a jednocześnie nie przynosi żadnych korzyści lub korzyści, które przynosi, są dla nas mało istotne.

Weźmy takie prasowanie, którego według badań nie lubi 38 proc. Europejczyków (5). Trudno się im dziwić – to zajęcie nudne, zajmujące sporo czasu, wymagające przygotowań, podyktowane wyłącznie normami społecznymi.

Z ankietami bywa tak samo. Jeśli będą:

·       prowadzone w czasie, kiedy pracownicy mają bardzo duży natłok pracy (np. w szczycie sezonu),

·       będą długie i będą zajmować sporo czasu,

·       będą skomplikowane, niejasne, trudne w zrozumieniu i wypełnieniu.

To oczywistym jest, że pracownicy ich wypełnienie odsuną na dalszy plan, a w rezultacie - nie wypełnią.

[Wyróżnienie] Jeśli chcesz, by pracownicy wypełnili ankiety, zadbaj o to, by mieli na to dodatkowy czas, wliczany do czasu pracy. Nie proś o odpowiedzi w czasie przerwy na lunch, tylko wyznacz inny czas na tę czynność. Jeśli pracownicy raportują czas pracy, pozwól im na zaraportowanie czasu wypełniania ankiety.

Jeśli dodatkowo z dzielenia się opinią w ankiecie pracownicy nie odnoszą żadnych korzyści, to ich motywacja jest zerowa.

Jak to! Oczywiście, że odnoszą korzyści – możemy dzięki nim dopasować np. ofertę benefitów! – oburzają się pracownicy HR.

Tak, tylko że pracownicy muszą o tym wiedzieć. Tymczasem bardzo często pracownicy HR:

·       nie informują pracowników o wynikach ankiet,

·       nie przekazują informacji o tym, jak wpłyną one na sytuację w firmie, życie pracowników, jakie będą ewentualne zmiany.

Wyobraźmy sobie następującą sytuację: Pan Krzysztof z działu produkcji wskazał w ankiecie pracowniczej na temat benefitów, że byłby zainteresowany posiłkami pracowniczymi ze stuprocentową dopłatą pracodawcy. Z przeprowadzonej w całej firmie ankiety wynika jednak, że 70 proc. pracowników jest otwartych na współfinansowanie takiego benefitu. W efekcie firma wdrożyła program współfinansowanych posiłków z dopłatą pracodawcy (takie rozwiązania oferuje aplikacja od SmartLunch).

Nie wyjaśniła jednak wszystkim, skąd wynika taka decyzja, ilu pracowników chciało taki benefit (ilu inny), jaki procent pracowników zgodził się na dofinansowanie.

Pan Krzysztof, dowiadując się o nowym beneficie, czuje się oszukany – wprawdzie powiedział, że chciałby otrzymywać ciepły posiłek w pracy, ale przecież wyraźnie zaznaczył, że tylko wtedy, kiedy będzie zupełnie darmowy! Nie wie, że większość pracowników docenia to, że pracodawca finansuje część kosztów.

Niezadowolony jest też pan Waldek, którego w  ogóle nie interesują posiłki, a który chciałby, by firma wdrożyła karty sportowe. Firma ich nie wybrała, bo opowiedziało się za nimi jedynie 10 proc. osób, ale pan Waldek o tym nie wie.  Uważa, że ankieta była ściemą i niepotrzebnie zmarnował na nią czas.

Co zrobić, by pracownicy wypełniali ankiety?

·       Przekaż cel ankiety (niech wiedzą, po co mają ją wypełniać) i dalsze kroki z nią związane (niech wiedzą, jak wpłynie ona na ich życie);

·       Wybierz odpowiedni czas na jej przeprowadzenie (tak by pracownicy mieli na nią czas);

·       Nie rób zbyt wielu ankiet w krótkim czasie (pracownicy muszą mieć czas na wykonywanie pracy);

·       Zachęcaj, ale nie zmuszaj (wyjaśniaj, dlaczego warto wyrazić swoją opinię, ale nie twórz ankiety obowiązkowej);

·       Jeśli to nie jest konieczne, nie zbieraj danych personalnych (ankiety anonimowe);

·       Pokaż wyniki ankiet i wyjaśnij, jakie wnioski firma z nich wyciągnęła;

·       Podkreślaj w komunikacji wszystkie decyzje, które wynikają z badania opinii pracowników.

W czasie onboardingu, kiedy przekazujesz nowej osobie informację o benefitach dostępnych w firmie, przekaż również, że oferta ta powstała w wyniku konsultacji z pracownikami na bazie ankiet (tak jak zrobił to Amber-Glass). Taka nowa osoba zapamięta to, że warto je wypełniać, bo firma słucha pracowników!

Przypisy:

1 - hive.hr/blog/employee-survey-response-rate/

2 - cultureamp.com/blog/what-is-a-good-survey-response-rate

3 -  zestmeup.com/blog/10-employee-survey-statistics/

4 - jw.

5 - wiadomoscihandlowe.pl/artykul/konsumenci-najbardziej-nie-lubia-prasowania-2