Retencja pracowników, czyli jak zatrzymać najlepszych

A może zachęcasz do pozostania w niej tylko najsłabszych? Współczynnik retencji pozwala określać i mierzyć wszystkie te problemy.

Retencja pracowników – co to jest? Definicja

Znaczeniowo termin retencja odnosi się do zatrzymywania (od łac. retentio – zatrzymanie). Znajdziemy go w wielu dziedzinach nauki – od chemii po psychologię. W obszarze HR retencja odnosi się do pracowników i oznacza zatrzymywanie ich w organizacji. Innymi słowy chodzi o to, ile osób zostaje w firmie po upływie określonego czasu.

Do obliczania retencji pracowników służy wzór:

Aktualna ilość pracowników w firmie / ilość pracowników na początku * 100. Do obliczenia współczynnika nie bierze się pod uwagę nowych zatrudnień.

Jaki współczynnik retencji jest dobry?

Jak najwyższy, bo oznacza, że nie tracimy pracowników.

Współczynnik retencji równy 100% oznacza, że nikt przez okres pomiaru z firmy nie odszedł. Jeśli firma w tym czasie zatrudniła nowe osoby, to świetnie, bo oznacza to, że się rozwija, a jednocześnie praca w niej jest na tyle satysfakcjonująca, że nikt nie odszedł.

Niestety każdy kij ma dwa końce. Nawet współczynnik retencji równy 100% może świadczyć o nie najlepszej kondycji firmy, bo mógł zostać osiągnięty dlatego, że:

• Do firmy nie napłynęła żadna nowa krew (nie było odejść, ale i zatrudnień), a to może zmniejszyć konkurencyjność firmy,
• W firmie nie istnieje dobrze skalibrowany proces oceny, który prowadziłby, do zwalnia nieefektywnych pracowników.

Przyjmuje się, że bardzo dobry dla firm i jej rozwoju współczynnik retencji wynosi około 90%. Oznacza, że większość osób zostaje w firmie (a wraz z nimi ich wiedza. Firma nie ponosi tez wysokich kosztów zastępowania pracowników), ale istnieje jakiś ruch w interesie – ktoś znajduje nowe wyzwania, inna osoba traci pracę, bo nie jest wystarczająco efektywna itd.

Aby mieć pewność, że wysoki poziom retencji w Twojej firmie faktycznie jej służy, warto dokonywać dodatkowo dwa pomiary:

• Badania satysfakcji pracowniczej, bo wysoka retencja i niski poziom satysfakcji pracowników oznacza najczęściej, że po prostu płacisz na tyle dużo, żeby niezadowolonym pracownikom nie opłacało się odchodzić (niezadowolony pracownik sieje defetyzm i jest mniej produktywny),
• Badania efektywności, bo wysoka retencja a niska efektywność oznacza, że pracownikom jest wygodnie – dobrze zarabiają, a mało robią. Czują, że nie muszą się starać, bo i tak nie stracą posady.

Oczywiście dopuszczalne wskaźniki retencji różnią się w różnych branżach. Średnia ogólna retencja pracowników wynosi 81% (1)  natomiast w takich branżach jak gastronomia, sprzedaż, obsługa klienta, turystyka jest ona zazwyczaj nieco niższa. Najwyższe średnie wskaźniki retencji (w USA) notuje branża paliwowa i przemysł chemiczny (powyżej 85%).

Retencja a rotacja – które spółgłoski są biznesowo ważniejsze?

- No dobrze, czy skoro mierzymy już rotację, to powinniśmy też retencję W końcu to prawie to samo?

Niezupełnie.

Rotacja pracowników nie jest odwrotnością retencji. Choć faktycznie często bywa tak, że współczynniki te się uzupełniają to nie zawsze można wnioskować o rotacji na bazie retencji (i odwrotnie). W firmach z dużą dynamiką zmian (np. przy bardzo mocnym rozwoju i dużym zatrudnieniu) oraz tam, gdzie rynek pracy jest wąski i często nie udaje się zastąpić utraconego pracownika współczynniki te, trzeba analizować osobno.

Dla firmy oba współczynniki są ważne, ale w różnych stopniach i obszarach. Zarówno niska retencja jak i wysoka rotacja generują koszty.

Bardzo często w firmach mierzy się też retencję ogólną (zatrzymywanie wszystkich pracowników), a rotację dzieli na tę dobrowolną (kiedy pracownicy sami odchodzą) i tę wymuszoną (kiedy są zwalniani).

Kiedy wysoka retencja jest najważniejsza?

Przy mierzeniu współczynnika retencji warto nie ograniczać się jedynie do współczynnika globalnego – dla całej firmy, ale sprawdzać retencję w poszczególnych grupach pracowników. Może okazać się bowiem, że np. retencja w dziale produkcji, gdzie zatrudniamy wykwalifikowanych robotników, będzie ważniejsza niż np. w magazynie, bo w naszym regionie zastąpienie pracownika magazynowego będzie łatwiejsze, a dodatkowo tańsze będzie jego przyuczenie. W innej firmie, ze względu na inna lokalizację czy przedmiot produkcji, sytuacja może być odwrotna.

Co do zasady, nakłady na zmniejszenie retencji ponosi się tam, gdzie rezygnacja z pracownika z pracy jest najbardziej kosztowna. Najczęściej są to stanowiska związane z wiedzą, która pozwala utrzymać przewagę konkurencyjną firmy (2).

Co wpływa na retencję pracowników?

Czynników tych jest bardzo dużo.  Ogólnie mówi się, że wysoka retencja świadczy o zadowoleniu pracowników. Tacy nie chcą po prostu odchodzić z firmy.

Niestety diagnoza tego, co sprawia, że pracownik jest zadowolony, już nie jest aż tak prosta. Dlatego retencje  i poziom zadowolenia warto rozważać zarówno na poziomie:

• ogólnym (wszystkim zależy na tym, by mieć dobrą pensję czy być szanowanym w pracy),
• indywidualnym (dla jednego pracownika ważne będzie to, by pracując robić coś ważnego dla świata, a dla drugiego to, by mieć dobry kontakt z kolegami z pracy).

Oczywiście wiadomo, że żadna firma nie jest w stanie pochylać się indywidualnie nad każdym pracownikiem firmy, stąd tak duża potrzeba dopasowywania pracowników do firmy pod kątem kultury organizacji i motywacji do pracy już od samego początku (czyli od rekrutacji).

Ogólnie najważniejsze kwestie wpływające na podniesienie retencji to:

• Adekwatne i konkurencyjne wynagrodzenie,
• Atrakcyjne z perspektywy pracowników benefity pozapłacowe (tu dowiesz się jak je tworzyć),
• Dobre (oczekiwane i konkurencyjne) warunki pracy (w tym bezpieczeństwo zatrudnienia),
• Dbanie o potrzeby rozwojowe pracowników,
• Samodzielność, autonomia w pracy,
• Dobra atmosfera (zarówno w kontekście współpracowników jak i managementu)
• Kultura organizacji zbieżna z potrzebami i motywacją pracownika.

 Jak podnieść współczynnik retencji?

Przede wszystkim dbając o potrzeby swoich pracowników. Zarówno te związane z kwestiami materialnymi (rynkowe wynagrodzenia, premie, benefity) jak i tymi niematerialnymi (potrzeba uznania, rozwoju).

My polecamy oczywiście zadbanie o pracowników od strony ich żywienia – najedzony pracownik jest nie tylko zdrowszy, ale również bardziej zadowolony z pracy i życia!  

Na koniec kilka statystyk dotyczących retencji:

• Pracownicy są o 23% bardziej skłonni do pozostania w firmie, jeśli ich manager w jasny sposób wyjaśnia ich rolę i obowiązki (3),
• 40% osób, które nie cenią sobie przełożonego, chodzi na rozmowy kwalifikacyjne do innych firm, (4)
• 21,5% niedocenianych pracowników zgadza się na propozycję rozmowy o pracę ze strony konkurencji (w porównaniu do 12,4% wśród tych, którzy czują się doceniani) (5),
• Wśród pracowników, którzy mają poczucie rozwoju, retencja jest 20% wyższa (6).

Wysokich wskaźników retencji przy równocześnie wysokich wskaźnikach satysfakcji pracowników życzy SmartLunch!

‍

Przypisy:

1. W USA, za SHRM - builtin.com/recruiting/recruitment-metrics . W Polsce takie dane nie są gromadzone.
2. dbc.wroc.pl/Content/30425/PDF/Skowron-Mielnik_Generacyjne_Uwarunkowania_Retencji_Pracownikow_w_Kontekscie_2015.pdf
3. tinypulse.com/hubfs/2018%20Employee%20Retention%20Report.pdf
4. ibidem
5. ibidem
6. ibidem