Zdalny onboarding - siedem kroków do sukcesu

Zdalny onboarding był w 2020 roku jedną z najczęściej wyszukiwanych fraz w internecie przez HR-owców. W zasadzie we wszystkich branżach, które mogły pozwolić sobie na pracę z domu, przyjęcia do pracy i szkolenia pracowników odbywały się online. Czego się przez ten czas nauczyliśmy o onboardingu online?

Zdalny onboarding to nie tylko wrzucanie plików do intranetu

Wiele poradników dotyczących przygotowania onboardingu w formie zdalnej mówi o tym, że podstawowym elementem całego procesu jest przemyślenie tego, które elementy wdrożenia można po prostu przenieść do przestrzeni wirtualnej (np. prezentacja o firmie, do tej pory robiona w salce szkoleniowej) i jak poradzić sobie z tymi, których w oczywisty sposób przenieść się nie da (np. szkolenie stanowiskowe).

Takie podejście jest właściwe, ale jedynie częściowo. Poza aspektami technicznymi trzeba też bowiem pomyśleć o aspektach psychologicznych. Człowiek, który znajduje się w bezpośredniej relacji z drugim człowiekiem, przetwarza dane w inny sposób, niż kiedy znajduje się przed ekranem monitora i uczestniczy w telekonferencji. Inne jest natężenie uwagi, zmęczenie organizmu, inaczej przebiega tworzenie relacji.

„Wrzucenie plików” do intranetu nie jest zatem wystarczającym rozwiązaniem, by zdalny onboarding mógł być skuteczny.

Onboarding online - krok po kroku 

W większości przypadków onboarding zdalny nie będzie projektowany od podstaw. Jeśli firma zatrudniała już pracowników, to ma przygotowane określone procedury wdrożenia. Muszą jednak zostać zmodyfikowane i dostosowane. W naszym poprzednim wpisie pisaliśmy  o tym, jak przygotować onboarding pracownika. teraz skupimy się tylko na tych zagadnieniach, które różnicują onboarding w wersji online od tradycyjnego sposobu wdrażania pracownika do firmy.

1. Zaplanuj więcej czasu na przygotowania sprzętowe

Wysłanie rzeczy kurierem (zwłaszcza jeśli nie będą nowe i wymagają tego, by ktoś je z magazynu wyciągnął i zapakował) oraz przekazanie pracownikowi instrukcji zajmie nieco więcej czasu. Dawniej przychodził przecież na gotowe. Teraz może się okazać, że krzesło będzie musiał sobie skręcić sam.

Pamiętaj też o tym, by nie zakładać, że potrafi poradzić sobie nawet z pozornie prostymi zadaniami. Konfiguracja VPN, routera czy wspomniane skręcenie krzesła może być problematyczne. Najwygodniej przesłać mu ankietę, w której nowa osoba zaznaczy to, jakich rzeczy potrzebuje (w tym biurka czy krzesła) oraz to, czy potrzebuje, by cały sprzęt został dołączony wraz z montażem.

2. Usuń zbędne rzeczy z programu wdrożenia

Jeśli bazujesz na starym onboardingu, to zastanów się, które elementy możesz usunąć. Mapka dojazdu do biura, jego plan czy karta czasu pracy nie będą w tym momencie potrzebne. Jeśli pracownik będzie zawsze pracował zdalnie, nie będą potrzebne wcale. Jeśli docelowo będzie pracował hybrydowo lub stacjonarnie, te elementy przekażesz mu na dzień lub dwa przed pierwszą wizytą w biurze.

3. Wprowadź większą liczbę osób będących wsparciem dla pracownika

O ile przy tradycyjnym onboardingu z reguły wprowadza się jednego „buddy”, o tyle przy jego formie zdalnej lepiej tę funkcję powierzyć kilku osobom – np. trzem. Wynika to z tego, że będąc w biurze, można łatwo zaobserwować czy nasz kolega jest bardzo zajęty, ściągnąć go wzrokiem, jeśli potrzebujemy pomocy, a duża ilość informacji przekazywana jest przez obserwację.

Przy pracy zdalnej nigdy nie wiemy, co w danym momencie robi druga osoba. Częściej pojawia się poczucie, że komuś przeszkadzamy, pisząc do niego np. na komunikatorze. Częściej też osoba ta nie będzie mogła odpowiedzieć od razu. Jeśli jednak stworzymy w naszym narzędziu do komunikacji mały zespół pomocy nowej osobie, zadane przez nią pytanie ma szansę na szybszą odpowiedź. W większym stopniu pojawią się też interakcje między pracownikami.

4. Podziel informacje na mniejsze kawałki

Trzygodzinnej prezentacji o firmie w formie wideo nagrania czy spotkania online nie przeżyje żaden pracownik. Połowę prześpi. To, co chcesz przekazać pracownikowi, podziel na mniejsze kawałki i pobaw się formą. Zamiast jednego długiego pdf’a czy spotkania wykorzystuj różne formy – wideo nagrania, podcasty, których pracownik może posłuchać na spacerze czy quizy.

5. Zmniejsz ilość interakcji z wideo

O ile w tradycyjnym onboardingu możemy mieć spotkania w zasadzie przez cały dzień, przy spotkaniach online to nie jest dobre rozwiązanie. Dlaczego? Bo dla naszego mózgu patrzenie tylko na twarz widoczną na ekranie jest niezwykle męczące1. Rozmawiając przez wideo, widzimy tylko fragment człowieka – bez mowy ciała, większości gestów. Mózg musi intensywniej pracować, by interpretować sytuację – stąd większe zmęczenie. Problemem jest też zbyt duży kontakt wzrokowy. Z reguły w czasie spotkań wideo koncentrujemy się w większym stopniu na patrzeniu w oczy, co dla naszego mózgu może być sygnałem zagrożenia lub … emocjonalnego zaangażowania.

Jeśli przenosisz spotkania z tradycyjnego onboardingu do sieci, to zadbaj o to, by były bardziej rozłożone w czasie lub sprawdź, które z nich możesz przetworzyć na inną formę (np. prezentacja o firmie może być zastąpiona wideo lub grywalizacją).

6. Przygotuj wideo poradniki i dużą ilość FAQ

Mając pod ręką kolegę łatwo zapytać o to, jak zrobić w danym programie określoną rzecz czy gdzie znaleźć potrzebne informacje. W przypadku pracy online w teorii też można zapytać, ale w praktyce robimy to rzadziej – świadczy o tym chociażby to, że z badań wynika, iż w pracy zdalnej rzadziej jesteśmy od pracy odrywani.

Wiele nowych osób będzie obawiać się poprosić o pomoc – nie chcą wyjść na osoby niekompetentne, zwłaszcza jeśli miały już szkolenie z obsługi danego programu. Dlatego warto przygotować dodatkowe pomoce – instrukcje do pobrania czy poradniki wideo, które pozwolą uniknąć kłopotliwego proszenia o pomoc (oczywiście warto zachęcać do jak najczęstszego zadawania pytań).

7. Sprawdzaj regularnie nabytą wiedzę

Quizy, testy, ankiety pozwalają zdiagnozować to, co pracownik już wie oraz to, czego jeszcze nie zapamiętał. Im ich więcej (i w różnej formie) tym łatwiej dopasować trening do konkretnych potrzeb pracownika.

Onboarding w formie zdalnej – kiedy?

Oczywiście wtedy, kiedy nie można przeprowadzić go w sposób tradycyjny, bo pracownik nie może zjawić się w firmie. Wbrew pozorom, poza pandemią, takich sytuacji jest bardzo wiele – od zatrudniania osoby niepełnosprawnej (np. o ograniczonej mobilności), po pozyskanie pracownika pracującego w odległym regionie kraju czy globu.

Wdrażanie pracownika przez internet przyda się również w okresie preboardingu, kiedy dbamy o utrzymanie zaangażowania i zainteresowania jeszcze zanim pracownik rozpocznie pracę.

A może onboarding hybrydowy?

Zdalny onboarding święcił triumfy w czasie pandemii koronawirusa, kiedy większość firm nie mogła przeprowadzić onboardingu w formie tradycyjnej. Wszędzie tam, gdzie pracownicy mogli pracować zdalnie, w tej formie prowadzono też wdrożenie do pracy.

W momencie, kiedy powrót do biura stał się możliwy, najbardziej efektywnym rozwiązaniem wydaje się być połączenie bezpośrednich spotkań i kontaktu między pracownikami, z wygodą i łatwością onboardingu online, czyli onboarding w wersji hybrydowej.

Taka forma pozwala maksymalnie wykorzystać technologię, która w ostatnich miesiącach niezwykle się rozwinęła w zakresie szkoleń i onboardingów, a jednocześnie daje możliwość większego związania pracownika z firmą i pracy nad wdrożeniem wartość czy wejścia w grupę w naturalny i bardziej efektywny sposób.

Taki hybrydowy onboarding warto rozważyć w sytuacji:

• mniejszego budżetu na wdrożenie pracownika (zdalny onboarding może być w wielu sytuacjach tańszy niż tradycyjny),
• zagadnień, które wymagają od pracownika dużego skupienia, koncentracji i utrzymania uwagi,
• przy masowych rekrutacjach, gdzie jednocześnie wdrażanych jest kilka, kilkanaście osób.

Procedury, dokumentację czy niektóre szkolenia zawodowe można z powodzeniem przeprowadzić stosując e-learningi, szkolenia multimedialne czy prezentacje online. Przy elementach związanych z wchodzeniem w grupę pracowniczą warto wykorzystać stare dobre metody – wspólny lunch czy popołudniowe wyjście, gry zespołowe czy połączyć kilka technik online z offline.

Źródło:

1nationalgeographic.com/science/article/coronavirus-zoom-fatigue-is-taxing-the-brain-here-is-why-that-happens