Jak budować relacje z przyszłym pracownikiem?

HR-owcy wiedzą, że warto wykorzystać ten czas, często trwający nawet kilka tygodni na budowanie relacji z przyszłym pracownikiem.

Do niedawna obszar wdrażania pracownika do pracy rozumieliśmy jako czas poświęcany mu lub jej od pierwszego dnia pracy. W końcu jednak świadomi HR-owcy zauważyli, że niekiedy od momentu akceptacji oferty pracy do realnego jej rozpoczęcia mija kilka tygodni.

W tym czasie pierwotne zafascynowanie firmą i radość z otrzymanej oferty pracy mogą stracić na intensywności. Zaniedbanie kontaktu z oczekującym na rozpoczęcie pracy zatrudnionym w rezultacie niesie za sobą dotkliwe w skutkach konsekwencje. Zamiast entuzjazmu w pierwszy dzień odczuwa on niepokój, stres i strach przed popełnieniem błędu.

Alternatywą na ten stan rzeczy jest preboarding!

Co to jest preboarding pracownika?

To cały zespół działań, które rozpoczynają się już w momencie przekazania kandydatowi oferty zatrudnienia, a kończą w jego lub jej pierwszym dniu pracy.

Działania te dotyczą:

• przygotowania stanowiska pracy,
• formalności, dokumentacji pracowniczej,
• informacji przekazywanej pozostałym pracownikom,
• informacji kierowanych do osoby, która będzie zatrudniona.

Chodzi o to, żeby z jednej strony przygotować firmę i pracujące w niej osoby na przyjście nowego pracownika, a z drugiej, aby nie stracić kontaktu z kandydatem, utrzymać jego zainteresowanie i przygotować go na rozpoczęcie pracy.

W Polsce funkcjonuje kilka nazw tego procesu: preonboarding, pre-boarding ale najpopularniejsza nazwa to preboarding pracowników.

Dlaczego warto to robić?

Aż 65 proc. pracodawców doświadczyło ghostingu ze strony umówionego na pierwszy dzień pracy kandydata. Mówiąc wprost, kandydat nie przyszedł do pracy i nie odebrał telefonu od managera. Kamień w wodę1.  

A co, jeśli zrezygnuje w międzyczasie i do umowy nawet nie dojdzie? To nie jest marnotrawstwo czasu?

Właśnie nie! Po pierwsze, ryzyko tego, że osoba, którą wdrażamy do pracy jeszcze przed jej pierwszym dniem, nagle zrezygnuje, jest mniejsze. Działa tu po prostu psychologia, czyli tzw., reguła zaangażowania. Im bardziej kogoś wciągniemy do organizacji, tym trudniej mu będzie ją tak znienacka opuścić. Po drugie, nawet jeśli tak się stanie, to informacja o tym dotrze wcześniej, a nie w dniu rozpoczęcia pracy, kiedy wszystko jest już przygotowane i zapięte na ostatni guzik. W rekrutacji liczy się przecież czas.  

Korzyści preboardingu pracowników:

• pozwala utrzymać zainteresowanie firmą u kandydata, ułatwia budowanie więzi z firmą,
• minimalizuje ryzyko zerwania ustaleń przez przyszłego pracownika,
• przyspiesza ewentualną rezygnację (co pozwala szybciej wznowić proces rekrutacji i skraca time-to-hire),
• poprzez przygotowanie firmy i kandydata, zmienia trudny, stresujący pierwszy dzień pracy w fascynującą przygodę,
• znacznie przyspiesza cały proces wdrożenia pracownika i skraca moment osiągnięcia przez niego pełnej efektywności,
• redukuje koszty wdrożenia (część przygotowania do pracy po stronie pracownika odbywa się jeszcze zanim formalnie stanie się on pracownikiem, czyli firma nie wynagradza go za ten czas). 

Co w ramach preboardingu robią firmy? Przykłady i pomysły

Jakie pomysły na utrzymanie zaangażowania i przygotowanie pracownika i firmy można zastosować?

Wysyłka informacji dotyczącej pierwszych dni pracy

Przed pierwszym dniem pracy pracownik otrzymuje rozpiskę tego, co będzie działo się nazajutrz lub nawet przez kilka pierwszych dni. Na takim planie pierwszego dnia czy tygodnia umieszcza się wszystkie ważne wydarzenia, spotkania działania. Efekt? Redukcja lęku i oswojenie się z zadaniami. Pracownik wie co go czeka, mniej się stresuje.

Około 50 proc. pracowników boi się, że spóźni się do pracy pierwszego dnia. – Forward Role

Wystarczy, że na kilka dni przed pierwszym dniem pracy pracownik otrzyma dokładne informacje na temat tego, jak ma dotrzeć do firmy, gdzie się skierować, ile czasu może mu to zająć. Można także uprzedzić go, że ma np. 30-minutowy bufor na rozpoczęcie pierwszego dnia, by przestał się niepokoić i spał lepiej!

Regularny kontakt

W zależności od tego, ile trzeba czekać na nową osobę warto zaplanować kontakt co kilka – kilkanaście dni. W tym czasie można udostępniać nowej osobie:

• Pierwsze wiadomości o firmie,
• newsy z jej życia,
• informacje o pracownikach,
• materiały szkoleniowe,
• dokumenty do zapoznania się i wypełnienia,
• listę benefitów do wyboru. 

Ocena procesu rekrutacji 

To jedna z pierwszych czynności preonboardingowych. Ważne, by ankietę czy wywiad na temat jakości i oceny procesu rekrutacji przeprowadzić szybko. Zanim nowa osoba zapomni, jak wyglądał cały proces.

Przygotowanie narzędzi dla pracownika

Niezależnie od tego czy nowa osoba będzie pracować w biurze, czy na produkcji, z pewnością będzie potrzebować narzędzi do pracy, które trzeba przygotować. Zadaj o to, by dowiedzieć się jak najwięcej o jej potrzebach. Jeszcze przed rozpoczęciem pracy warto upewnić się, czy posiadasz odzież roboczą we właściwym rozmiarze.

Welcome pack wysyłany do domu (w tym dla rodziny)

Któż nie lubi gadżetów! Bardzo często welcome packi czyli prezenty na powitanie ograniczają się do rzeczy używanych w biurze. Podkładka pod myszkę, długopis, kubek, czasem koszulka. Wszystko super, ale przebywając na terenie firmy i tak jesteśmy otoczeni jej logotypami. A dając pracownikowi czy pracowniczce kubek do domu, sprawiamy, że będzie myślał o firmie już pijąc poranną kawę z własnego ekspresu.

A jeśli wyślemy do naszego nowego pracownika na kilka dni przed pierwszym dniem pracy np. koszyk ze smakołykami czy owocami (by nabrał energii do pracy) oraz dołączymy do niego kartę z prośbą do całej rodziny, by była wyrozumiała i wspierała go, bo pierwsze dni są trudne, to sprawimy, że naszą firmę pokocha cały dom!

Z badań wynika, że to, jak partner pracownika postrzega jego firmę, ma wpływ na satysfakcję z pracy i lojalność. Wg dr Julie Holliday z Wake Forest University School of Business, jeśli pracodawca chce, by jego pracownik lub pracownica związali się z nim na dłużej, powinien zadbać o to, by ich partnerzy lubili ich firmę! Jako SmartLunch dodamy, że przez żołądek do serca – stąd pomysł na kosze z dobrym jedzeniem.

Przygotowanie pozostałych pracowników

Nowa osoba to również zmiana dla osób pracujących w zespole, do którego dołącza. To dla nich więcej pracy (bo nowej osobie trzeba pomóc, wyjaśnić, wesprzeć). Warto oswoić ich z tą myślą, z wyprzedzeniem zaplanować jakąś aktywność (lub chociażby wspólny lunch), a jeśli zamierzamy w ramach onboardingu przydzielić nowej osobie przyjaciela w firmie (tzw. buddy) to trzeba tę osobę przygotować do tej roli.

Grywalizacja preboardingowa, materiały video, interaktywne prezentacje

Wysłanie do przyszłego pracownika czy pracownicy tony pdfów by sam dowiedział się z nich czegoś o firmie, zanim zacznie w niej pracę, może być obciążające i nudne. Jeśli ta osoba nadal gdzieś pracuje, może też nie mieć na to czasu. Jeśli jednak dodamy do tego odrobinę zabawy – np. poprzez grywalizację, to możemy osiągnąć dużo lepsze efekty. Większość osób będzie chciała obejrzeć video o tym, jak wygląda biuro od środka lub przejść się wirtualnym spacerem po fabryce. 

A co preboardingu? Zaczynamy onboarding.

1360learning.com/blog/preboarding-strategies/