Jak w pięciu krokach przekonać zarząd do nowego benefitu?

Środki mogą być traktowane jako wydatki lub jako inwestycja. Dzięki naszym poradom z łatwością pokażesz zarządowi, że nowy benefit to najlepsza lokata kapitału, na jaką może wyrazić zgodę!

UWAGA! Jeśli jeszcze nie wiesz, czym jest pitch i jak wykorzystać go w biznesie, zapraszamy do lektury naszego poradnika o pitchowaniu pomysłów biznesowych.

1. Zdefiniuj problem

Z perspektywy zarządu, każdy wydatek w firmie musi mieć jakieś uzasadnienie. Pomysł wprowadzenia nowego benefitu, powinien rozwiązywać określony problem.

Najczęstsze trudności firmowe, które wymagają rewizji istniejącej polityki benefitowej to:

• spadek zainteresowania pracowników aktualną ofertą dodatków pozapłacowych, w efekcie którego, przestaje ona pełnić swoją rolę, 
•  postrzeganie jej jako niekonkurencyjnej oraz niezadowalającej, co może prowadzić do wzrostu rotacji wśród pracowników,
• ogólne niezadowolenie pracowników z pracy, spadek motywacji, produktywności,
• wzrost absenteizmu lub prezenteizmu,
• nadmierne koszty (finansowe lub osobowe) generowane przez aktualną ofertę benefitów.

Głównym źródłem zainteresowania zarządu są w każdej firmie tak naprawdę koszty, a w zasadzie ich redukcja, którą można osiągnąć przez rozwiązanie problemu.

Na przykład, jeśli w firmie pracownicy są ogólnie niezadowoleni z oferty benefitów, ale tak naprawdę, nie przekłada się to na zwiększenie rotacji, bo firma jest jedynym pracodawcą w regionie, argument o tym, że pracownicy są rozczarowani, może zarządu nie przekonać. 

Jeśli jednak uwzględnisz to, że niska ocena własnego wynagrodzenia (na które składają się również benefity) koreluje z zachowaniami kontrproduktywnymi(1), to zarząd zauważy, że jest to problem, którym należy się zająć.

Problemu nie musisz „wymyślać” – skoro chcesz wprowadzić nowe rozwiązanie benefitowe, to znaczy, że już jakiś powód jest. Należy go tylko przedstawić w sposób zrozumiały dla zarządu, czyli oparty o liczby, dane i konkrety.

Rotacja w naszej firmie wynosi 15 proc., ale w grupie osób do 29 lat, aż 56 proc. co jest wynikiem wyższym niż u innych firm z naszej branży. Aby zatrzymać w naszej organizacji nowe talenty, zachować przewagę konkurencyjną i wysoką produktywność, musimy podnieść atrakcyjność naszej oferty dla tej konkretnej grupy pracowników.

 2. Zaproponuj rozwiązanie

W jak najkrótszej formie (najlepiej jednym zdaniem) przedstaw projekt zmiany benefitów, jaki chcesz wdrożyć.

Przykład: Możemy to osiągnąć poprzez zmianę polityki benefitów. Potwierdzają to przeprowadzone w grupie młodych pracowników badania (tu wstaw informacje na temat badań, które przeprowadzono w firmie), które wskazują, że oceniają oni nasze benefity jako mniej konkurencyjne niż dodatki pozapłacowe konkurencji.  

Co warto wykorzystać:

• konkretne dane, które przekonują, że podjęte działanie faktycznie może rozwiązać problem (np. informacja z exit interview, że 67 porc. odchodzących pracowników wskazało politykę benefitową firmy jako słabą),
• storytelling – historię określonych osób, przykłady „z życia firmy”, case study innych firm o podobnym profilu, które w podobny sposób poradziły sobie z problemem,
• język korzyści – czyli podkreślanie tego, co firma zyska, umożliwiając wdrożenie proponowanego rozwiązania.

‍Przedstaw zespół

Przygotowując pitch inwestorski, zawsze opisuje się zespół, który ma dla inwestora największą wartość świadczącą o powodzeniu  projektu. Pitch wewnętrzny również powinien omawiać to, kto będzie brał udział w projekcie i jakie będzie zaangażowanie poszczególnych członków.

Dlaczego?

Bo z perspektywy zarządu, zaangażowanie pracowników w nowy projekt, może nieść obawy o to, czy nie pochłonie on zbyt wielu zasobów. Zatem zamiast pokazywać to, ile czasu każdy z pracowników będzie musiał poświęcić, pokaż to, ile czasu zyska!

Na przykład – jeśli obsługa benefitu zajmie pracownikom działu HR cztery godziny miesięcznie, ale szacujesz jednocześnie, że jego wprowadzenie podniesie retencje pracowników, w wyniku której uda się średnio „uratować” dwa wakaty rocznie (czyli HR będzie musiał poświęcić min 50 godzin na ich zapełnienie), to rachunek samych zysków i strat godzin pracy HR-owca już jest przekonujący.

3. Określ road mapę / milestony

Zaprezentowanie kolejnych kroków projektu wraz z jasno określonymi punktami oceny tego, czy projekt przebiega zgodnie z planem pokazuje, że całość została dobrze przemyślana i zaprojektowana. Wiemy nie tylko w czym jest problem i jak go rozwiązać, ale również wiemy jak rozpoznać czy jesteśmy na dobrej drodze do osiągnięcia założonych celów i co zrobimy, jeśli okaże się, że efekty nie są takie, jakich się spodziewaliśmy.

W kontekście wdrożenia benefitów możesz zaproponować:

• wypróbowanie nowego benefitu na grupie pilotażowej pracowników i ocenę efektywności po określonym czasie,
• wdrożenie wersji próbnej dla całej firmy, na określony czas i analizę efektów wdrożenia.

4. Określ ile środków i na co potrzebujesz

W tradycyjnym pitchu inwestorskim zasadą jest określenie tego, o jakie środki się staramy i na co zostaną przeznaczone. Tu jest podobnie. Zarząd chce wiedzieć, ile nowy benefit będzie kosztował i w jaki sposób środki te zostaną alokowane.

Weź pod uwagę nie tylko koszty wdrożenia samego benefitu, ale również wszelkie koszty dodatkowe – takie jak koszt poinformowania o nim pracowników, organizacji całego procesu. Zaplanowanie dodatkowych ankiet satysfakcji pracowników czy ocen systemu benefitów pozwoli łatwo zmierzyć efekty.

Projekt wdrożenia nowego benefitu przemyślany od strony finansowej pokazuje, że nie jest to „fanaberia” HR tylko realna inwestycja, która została przeanalizowana i policzona. To buduje zaufanie zarówno do samego projektu, jak i do osób, które go proponują.‍

Pokaż zwrot z inwestycji

Dla zarządów najważniejsze są liczby. Interesuje ich to, jak podjęte działanie przełoży się na wzrost zysków firmy, jej przewagę konkurencyjną, stabilność.

To wszystko można przedstawić za pomocą konkretnych liczb i danych. Oczywiście, dane te są na ten moment szacunkowe – opierać możesz się na:

• badaniach rynku,
• raportach i analizach innych firm,
• case study.

Nie maluj trawy na zielono, ale patrz na problem szeroko – wdrożenie benefitu z zakresu wellbeing niesie ze sobą nie tylko korzyści employer brandingowe czy zmniejszające rotację, ale może też aktywnie wpłynąć na produktywność czy redukcję absenteizmu – nie bój się włączać takich korzyści w swoją argumentację.

5. Przygotuj pitch deck, czyli prezentację, którą można potem pozostawić zarządowi

Wszystkie zebrane informacje, dokładnie w tej kolejności, w jakiej prowadzony był pitch, umieść w pitch decku, czyli prezentacji, którą możesz przesłać zarządowi, bądź innym zainteresowanym osobom. Im łatwiej będzie osobom decyzyjnym podjąć pozytywną decyzję, tym szybciej możesz spodziewać się odpowiedzi.

Tak dokładne przygotowanie się do prezentacji przed zarządem ma jeszcze jeden ogromny plus – pozwala sprawdzić, czy na pewno ten benefit, który został wybrany, najlepiej spełnia swoje cele i czy faktycznie jest najlepszym możliwym sposobem zainwestowania środków. Bo przecież benefit benefitowy nierówny.

Gotowy? To do dzieła! A jeśli masz wątpliwości, to zapraszamy do kontaktu z naszymi przedstawicielami. Ich doświadczenie pomoże ci w przygotowaniu argumentacji do wdrożenia nowego benefitu w twojej firmie.

Przypisy:

1. Sylwia Białas, Joanna Litwin „Satysfakcja z pracy i przejawy zachowań kontrproduktywnych wśród pracowników spółki przemysłu stoczniowego. Studium przypadku „ http://zif.wzr.pl/pim/2013_4_1_2.pdf