SmartLunch jako alternatywa dla cateringu
Ja wypada SmartLunch w zestawieniu z cateringiem dla firm? Obecnie wielu pracodawców zdaje sobie sprawę z faktu, że warto inwestować w pracownika i starać się zapewnić mu jak najlepsze warunki.
Zadowolony pracownik nie tylko czuje się związany ze swoją firmą, ale także chętniej wykonuje przydzielone mu obowiązki. Jednym ze sposobów na podniesienie satysfakcji osób zatrudnionych jest zadbanie o to, by miały one w pracy możliwość zjedzenia ciepłego posiłku lub choćby niewielkiej przekąski. Niekiedy zorganizowanie żywienia pracowniczego to dla firmy konieczność wynikająca z przepisów prawa pracy (tzw. posiłki profilaktyczne). Liczne przedsiębiorstwa decydują się na współpracę z firmami cateringowymi lub restauracjami. Na rynku bez problemu znaleźć można lokale gastronomiczne oferujące usługę dowozu jedzenia.
SmartLunch i catering to dwa alternatywne rozwiązania pozwalające na zamówienie dań, które są dostarczane do firmy lub (w przypadku dużych zakładów) jej wybranych obszarów. Co odróżnia od siebie te dwie możliwości?
Posiłki pracownicze a firma cateringowa. Jak wygląda proces organizacji?
Wybór dostawcy
Wszystko zaczyna się od wyboru restauracji, której menu będzie zgodne z preferencjami pracowników. Jeśli firma znajduje się blisko dużego miasta, prawdopodobnie bez większych problemów znajdzie liczne restauracje oferujące usługi na dowóz. Tutaj trudność może sprawić podjęcie decyzji, który lokal najlepiej spełni oczekiwania pracowników pod względem smaku oraz ceny dań. Inny problem dotyczy fabryk zlokalizowanych z dala od miejskich ośrodków i stref gastronomicznych. Wówczas zakład może być skazany na korzystanie z usług jednego lokalu lub w skrajnej sytuacji nie znaleźć żadnej firmy cateringowej chętnej do współpracy z uwagi na dużą odległość, a co za tym idzie - koszt dostawy przewyższający zysk ze sprzedaży posiłków.
Zbieranie zamówień
Po wyborze restauracji nadchodzi czas na zamówienie pierwszych posiłków. Może to odbywać się na dwa sposoby. Jedną z możliwości jest wyznaczenie osoby w zakładzie pracy, która każdego dnia będzie odpowiedzialna za zbieranie zamówień i przekazanie ich do lokalu gastronomicznego. Nie da się ukryć, że takie rozwiązanie, choć pozwala każdemu pracownikowi wybrać dowolny posiłek z dostępnego menu, oznacza więcej obowiązków po stronie firmy. Trzeba wyznaczyć kogoś, kto będzie odpowiedzialny za zbieranie zamówień od pracowników, a czasem nawet zatrudnić dodatkową osobę. Można też uprościć procedurę zamawiania posiłków przez codzienny wybór jednego dania dnia, które zostanie dostarczone wszystkim chętnym. Pamiętajmy, że takie ułatwienie odbiera możliwość wyboru pracownikowi i obniża jego satysfakcję z otrzymanego od pracodawcy benefitu.
Punktualność dostawy
Dowiezienie posiłków przez firmę cateringową na konkretną godzinę wymaga złożenia zamówienia z odpowiednim wyprzedzeniem. Najczęściej trzeba też zaznaczyć, że punktualna dostawa jest istotna, ponieważ opóźnienie w wydawaniu jedzenia może narazić firmę na straty finansowe. W fabryce przedłużająca się przerwa obiadowa oznacza, że pracownicy dłużej znajdują się poza swoimi stanowiskami pracy, a zatem produkcja jest wstrzymana. Mniej wyprodukowanego towaru to mniejszy zysk, dlatego osoba odpowiedzialna za zbieranie zamówień w firmie musi zadbać o to, żeby restauracja punktualnie dostarczyła jedzenie.
Rozliczanie posiłków
By bez kłopotów rozliczyć dania, które trafiły już do żołądków pracowników, konieczne jest gromadzenie rzetelnych notatek, ponieważ restauracje dostarczające jedzenie do zakładów wystawiają swoim klientom faktury zbiorcze za usługę cateringową. Dodatkowy problem stanowi egzekwowanie płatności od wszystkich osób zamawiających posiłki, w końcu ceny dań bywają różne, a ludzie zapominalscy. Bez wątpienia zarówno ewidencja posiłków pracowniczych, jak i zbieranie należności za nie, to zajęcia czasochłonne, które wymagają odpowiedniego zaangażowania oraz dokładnego zaplanowania całego procesu rozliczania.
Jak przebiega proces organizowania posiłków za pomocą usługi SmartLunch?
Wybór dostawcy
SmartLunch pomaga firmie znaleźć catering dopasowany do jej potrzeb. Analizując preferencje pracowników oraz ofertę dostępnych w rejonie restauracji, przedstawia przedsiębiorstwu propozycję konkretnego menu. Jeśli proponowany jadłospis spodoba się firmie, może ona składać pierwsze zamówienia. Sugestie dotyczące zamówionych posiłków trafiają potem do restauracji za pomocą systemu ocen i komentarzy dostępnych w usłudze SmartLunch. Oceny umożliwiają restauratorowi monitorowanie satysfakcji zamawiających i dostosowanie menu do ich upodobań kulinarnych.
Zbieranie zamówień
Każdy pracownik otrzymuje indywidualne konto w serwisie i sam w dogodnej dla siebie porze wybiera oraz zamawia posiłek na konkretny dzień, korzystając ze strony SmartLunch lub intuicyjnej aplikacji mobilnej. Co z osobami pracującymi w fabrykach, które podczas zmiany nie mogą korzystać z prywatnego sprzętu elektronicznego? W takiej sytuacji zamawianie dań jest możliwe za pomocą kiosków multimedialnych udostępnianych firmie na życzenie. Wszystko po to, aby pracownicy mieli dostęp do aktualnego menu zawierającego ceny i opisy dań, a zamawianie posiłków nie wymagało angażowania dodatkowych osób.
Punktualność dostawy
Opóźnienia w dowozie posiłków zawsze rodzą frustrację, w końcu praca o pustym żołądku lub spędzona na oczekiwaniu przerwa obiadowa to żadna przyjemność. Punktualna dostawa jedzenia o określonej porze jest niezwykle istotna w przypadku dużych firm. Tryb pracy oraz przerwy muszą być odpowiednio zaplanowane, z tego powodu większość zatrudnionych osób może zjeść swoje posiłki tylko w precyzyjnie wyznaczonym czasie. Nie ma tu miejsca na przedłużającą się przerwę czy opóźnienia w dowozie jedzenia, które mogłyby zaburzyć cykl pracy całej firmy, wstrzymując produkcję i narażając zakład na straty finansowe. Dlatego nasz catering dla firm działa według metody just-in-time - umożliwia ustawienie konkretnej godziny dostaw i trzyma rękę na pulsie, żeby wszystko odbywało się punktualnie. Posiłki podpisane imionami i nazwiskami zamawiających zawsze przywożone są do firmy kilka minut przed przerwą pracowniczą.
Rozliczanie posiłków
Usługa SmartLunch powstała po to, aby ułatwić organizację żywienia pracowniczego na różnych etapach - również rozliczanie posiłków przebiega w intuicyjny sposób. Wszystkie dania są automatycznie zapisywane w historii zamówień, dzięki czemu za pomocą kilku kliknięć można wygenerować raport z rozliczeniem i podłączyć go do programu księgowego. Jeżeli wartość zamówień danego pracownika przekroczy wysokość dofinansowania, brakująca kwota pojawi się w raporcie i zostanie na tym etapie rozliczona. Firma otrzymuje raz w miesiącu jedną fakturę, a wszystko odbywa się sprawnie i bezproblemowo niezależnie od tego, jak wiele osób w firmie zamawia jedzenie.
Catering jest rozwiązaniem z powodzeniem stosowanym w wielu firmach i pozwala pracodawcy czuwać nad niemal każdym etapem organizacji żywienia pracowniczego. Wiąże się to z licznymi obowiązkami dla pracowników administracji (obsługa i ewidencja zamówień), a także księgowości (rozliczanie posiłków oraz dofinansowań, pilnowanie terminowych spłat należności). Istnieje spore ryzyko opóźnień w dostawie jedzenia. Mogą one skutkować niezadowoleniem pracowników, a czasem także kierownictwa, jeśli przedsiębiorstwo poniesie straty w wyniku zakłócenia codziennego trybu pracy.
SmartLunch docenią firmy chcące zapewnić swoim pracownikom dostęp do różnorodnych smaków i jednocześnie uniknąć kosztów związanych z zatrudnianiem oraz wdrażaniem nowych osób odpowiedzialnych za organizację posiłków pracowniczych. To także doskonała opcja dla tych, którym zależy na automatycznym systemie archiwizacji i rozliczania zamawianych dań. Równie ważną korzyścią jest też dostęp do istotnych danych w postaci raportów z posiłków zamawianych w danym okresie rozliczeniowym.
