Onboarding na produkcji

Nie można jednak pomijać takich aspektów onboardingu jak wejście w grupę czy budowanie poczucia przynależności do firmy. Jak połączyć potrzeby jak najszybszego obsadzenia stanowiska pracy na produkcji z koniecznością wdrożenia pracownika w sposób proaktywny?

Dokumentacja pracownicza

Z reguły w polskiej rzeczywistości pracownik przed rozpoczęciem pracy przynosi wypełnione dokumenty i badania lekarskie, a umowę o pracę i regulaminy podpisuje pierwszego dnia pracy. Wtedy dopiero może zapoznać się z treścią umowy i regulaminami. Z reguły ten dzień jest tak przepełniony zadaniami, że pracownik nie ma czasu ani dokładnie przeczytać umowy, ani zapoznać się ze wszystkimi regulaminami i pozostałymi dokumentami. W teorii może to zrobić w kolejnych dniach, ale często tego nie robi, bo  nie ma na to czasu i nie widzi potrzeby (w końcu już pracuje, więc nie widzi takiej potrzeby) nie ma też już „pod ręką” HR, którego mógłby zapytać o wyjaśnienia niejasności.

Rozwiązaniem jest przekazanie pracownikowi dokumentów do zapoznania się (może to być oznaczony znakiem wodnym wzór) przed rozpoczęciem pracy i poproszenie go o to, by na pierwszy dzień przygotował listę ewentualnych pytań. Jeśli pracownik ich nie będzie miał, warto sprawdzić – zadając mu kilka pytań - czy zapoznał się z dokumentami. Zazwyczaj jednak pracownicy otrzymujący dokumenty przed pierwszym dniem będą zainteresowani warunkami i zasadami pracy oraz zapoznają się z dokumentami.

Do dokumentów możesz dołączyć wszelkie instrukcje wyjaśniające – np.: wyjaśnienie systemu czasu pracy, jego rozliczania, tego, jak wygląda układanie grafiku. To są rzeczy, które najbardziej pracownika interesują. Warto pomyśleć nawet o takich drobiazgach jak mapki z planem fabryki czy otoczenia lub listy miejsc, w których można kupić coś do zjedzenia (choć oczywiście lepiej po prostu wdrożyć SmartLunch).

Check lista onboardingu na produkcji

Jeśli przygotowujesz wdrożenie pracownika produkcji do pracy przygotuj sobie check listę wszystkich najdrobniejszych działań, które trzeba wykonać – od powiadomienia ochrony na bramie, przez wydanie odzieży roboczej, narzędzi, kodu do szafki, po działania wykonywane kilka tygodni po zatrudnieniu.

Szkolenie stanowiskowe

Onboarding pracownika produkcji musi zawierać ten element bo tylko on, wraz ze szkoleniem BHP,  warunkuje efektywną i przede wszystkim bezpiecznie wykonywaną pracę. Przy instruktażach stanowiskowych warto wykorzystać:

• Job shadowing, czyli technikę polegającą na byciu cieniem innego pracownika, po to, by można było zobaczyć cały proces pracy,
• Buddiego (czyli instytucję kolegi – opiekuna),
• On the job training – praca z wyznaczonym trenerem.

Zanim pracownik zostanie dopuszczony do samodzielnej pracy, powinien też przejść testy (lub ocenę) tego, czy potrafi wykonywać zadania w wystarczającym stopniu. Przez pierwszy okres pracy jego praca powinna też przechodzić dodatkową kontrolę.

Szacuje się, że około 80 proc. defektów przy produkcji oraz wypadków przy pracy to efekt ludzkiego błędu1. Na długości treningu nie można oszczędzać.

Bardzo ważne jest dokładnie wprowadzenie pracownika w systemy zarządzania jakością stosowane w przedsiębiorstwie.

Rozumienie procesu produkcji przez pracownika

Dobrze przeprowadzony onboarding może w szerszej perspektywie ograniczyć straty na produkcji. Głównie te związane z personelem (wpływ absencji, spóźnień), z utratą jakości (w wyniku nieprawidłowej obsługi maszyny, braku dokładności), mikro zatrzymaniami czy niską wydajnością.

Wyjaśnienie wpływu, jaki ma każdy pojedynczy pracownik na funkcjonowanie całej firmy, jest bardzo istotne, bo pozwala podnieść ogólną efektywność całego zespołu.

Pracownik, który rozumie jak mikro-zatrzymania lub powolne cykle wpływają na efektywność pracy, będzie bardziej uważny i zgłosi kierownikowi problem. Taki, który nie rozumie tego wpływu lub nie jest zaangażowany, będzie po prostu korzystał z dłuższych przerw spowodowanych niższą wydajnością maszyny.

Wejście w grupę pracowników

Pierwsze dni w nowej firmie, kiedy jeszcze nie zna się swoich kolegów i koleżanek to niełatwy okres. Kierownik zmiany może pomóc zapoznać się z członkami zespołu, na przykład zapraszając wszystkich na wspólny lunch w trakcie przerwy obiadowej. W czasie takiej przerwy jest czas na to, by każdy powiedział o sobie kilka słów.

Dla usprawnienia komunikacji można poprosić pracowników, by przez pierwszy tydzień nosili plakietki z imieniem – to pomoże nowej osobie zapamiętać imiona i ułatwi komunikację.

Do wręczanych pracownikowi dokumentów można dołączyć też „ściągę” z informacjami o najbliższym zespole (np. imię, zdjęcie, kilka informacji dotyczących tej osoby).

Bardzo ważną częścią wdrożenia pracownika pod względem zespołu oraz zadań jest postać tzw. Buddy, czyli kolegi z zespołu, który opiekuje się nową osobą. Buddy powinien być pracownikiem, który zna i rozumie wartości firmy, czuje się z nią związany i jest ceniony za swój sposób podejścia do pracy. Musi też chcieć znaleźć się w roli mentora.Warto zaprosić do onboardingu pracowników innych działów – np. produkt manager może pokazać pracownikowi drogę, jaką przebywają produkty, przy których produkcji pracuje nowa osoba, pracownik działu marketingu czy obsługi klienta wpływ, jaki praca pracownika ma na zadowolenie klienta. Tego typu spotkania można zrealizować również na hali produkcyjnej – dla pracowników umysłowych taka wizyta to doświadczenie, które pozwala im być bliżej całego procesu wytwarzania produktu. 

Onboarding wartości firmy na produkcji

Jak przekazać pracownikowi produkcyjnemu wartości firmy? Czy w ogóle trzeba to robić?

Zdecydowanie tak – zaangażowanie pracownika produkcyjnego ma dla efektywności pracy takie samo znaczenie jak zaangażowanie pracowników umysłowych. Przy ogromnych kosztach rotacji pracowniczej utrzymanie pracownika jest na wagę złota. Pominięcie tego etapu onboardingu to strzał w stopę. Tylko jak wdrożyć wartości firmy w ramach onboardingu skoro nie mamy tu miejsca na gry zespołowe, prezentacje czy spotkania w salkach konferencyjnych?

Jednym z często stosowanych pomysłów w firmach produkcyjnych są ulotki (np. w kantynie pracowniczej lub w szatni), infografiki, plakaty, czy wyświetlanie na monitorach filmiki. Czy to działa? Niekoniecznie. Pracownicy pobieżnie zapoznają się z ulotkami, które najczęściej są napisane językiem korporacyjnym i mówią o kwestiach bardzo odległych od codziennego doświadczenia pracownika. Smycz do kluczy z wypisaną wartością też na niewiele się przyda, jeśli dla pracowników będzie to pustosłowie.

Aby skutecznie przekazać pracownikom produkcyjnym wartości firmy, trzeba je ulokować w obrębie ich codziennego doświadczenia i spiąć z celami codziennych obowiązków. Tak, by mogli na bieżąco obserwować, jak wartości firmy realnie funkcjonują i żyją w firmie.

Jeśli wartością firmy jest szacunek, to pracownik powinien otrzymać informację, w jaki sposób wszyscy zwracają się do siebie w firmie. Wszelkie przejawy braku szacunku czy dyskryminacji powinny być też przez kierowników wyłapywane i piętnowane.

W ramach onboardingu warto odnieść wartości firmy do codziennych zadań pracownika. Jeśli dla firmy ważny jest rozwój, to pracownik też powinien czuć, że może się w niej rozwinąć (pomoże mu w tym plan rozwoju i szkoleń). Jeśli w firmie ceni się zrównoważony rozwój, to pracownik powinien wiedzieć, jak może dbać o środowisko we własnym zakresie (np. poprzez segregację własnych śmieci).  

Onboarding pracowników tymczasowych

Duża część pracowników firm produkcyjnych to pracownicy zatrudniani przez agencje pracy tymczasowej. Tacy pracownicy wymagają również wdrożenia do pracy na tym samym poziomie, na jakim wdrażana jest kadra wewnętrzna firmy. Wdrożenie przeprowadzać mogą:

• Pracownicy wewnętrzni firmy (koordynacja dział HR)
• Pracownicy agencji pracy tymczasowej (rozwiązanie on-site management)

W obu przypadkach trzeba zadbać o to, by wdrożenie do pracy objęło nie tylko samo wykonywanie zadań, szkolenie BHP czy wydanie kluczy do szafek, ale również cele na danym stanowisku, jego rolę czy grupę pracowników, do której wchodzi pracownik. Przy korzystaniu z rozwiązania on-site management upewnij się, czy onboarding pracowników produkcyjnych zatrudnianych wewnętrznie i tymczasowo obejmuje te same elementy.

Podstawowe błędy we wdrażaniu do pracy pracowników produkcyjnych

O ile wdrożenie do pracy na stanowiskach biurowych przygotowywane jest z coraz większym naciskiem na zadbanie o sferę relacji i proaktywne przygotowanie pracownika do bycia członkiem firmy, w działach produkcji stawia się nadal zbyt często na to, by pracownik jak najszybciej mógł pojawić się przy maszynie i rozpocząć pracę. W efekcie wszystkie działania związane z wdrożeniem do firmy czy grupy próbuje się skrócić i wykonać jak najszybciej – np. w pierwszy dzień pracy. Konsekwencją takiego działania jest przebodźcowanie pracownika, który nie jest w stanie przetworzyć nadmiaru otrzymywanych informacji, Inne typowe błędy to: 

• Poświęcenie zbyt małej ilości czasu na załatwienie spraw formalnych i wyjaśnienie pracownikowi wszystkich zasad obowiązujących w firmie sprawia, że na późniejszych etapach pracy dużo czasu i energii marnuje się w wyniku błędów, niezrozumienia.  Może również dochodzić częściej do wypadków przy pracy,
• Brak włączenia kierowników zmiany / managerów liniowych w proces wdrożenia – w przypadku pracowników produkcyjnych to szczególnie ważne, bo to z tymi osobami (a nie pracownikami HR) mają największy kontakt.
• Zignorowanie preonboardingu w zakresie niezbędnych narzędzi (w efekcie pierwsze dni pracy bywają stracone, bo pracownik np. nie ma odzieży roboczej czy wymaganych przepustek),
• Bywa, że pomijany jest onboarding relacji – nie ma czasu ani pomysłu na to, jak wprowadzić pracownika w grupę. W efekcie pracownik poznaje tylko swojego majstra czy kierownika, a z pozostałymi pracownikami zapoznaje się stopniowo i powoli,
• Brak uzyskiwania informacji zwrotnej od wdrażanych osób. Rozmowy oceniające wdrożenie i podsumowujące pracę warto przeprowadzić po pierwszym tygodniu, miesiącu i trzech miesiącach pracy.

1learnaboutgmp.com/good-manufacturing-practices-cgmp/the-top-7-how-to-reduce-manufacturing-human-error/