Jak zorganizować i rozliczyć posiłki profilaktyczne?

Taki typ posiłku ma być przyrządzony z odpowiednio dobranych składników o określonej przepisami wartości energetycznej. W świetle art. 232 Kodeksu pracy pracodawca, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych, ma obowiązek zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych odpowiednie posiłki i napoje. Są przyznawane pracownikom nieodpłatnie. Rada Ministrów określa w drodze rozporządzenia rodzaje tych posiłków i napojów, wymagania, jakie powinny spełniać oraz przypadki i warunki ich wydawania.

Komu należy się posiłek profilaktyczny/regeneracyjny? Decydują uciążliwe warunki pracy i duże straty energetyczne 

Posiłki profilaktyczne wydaje się wówczas, gdy z powodu uciążliwości pracy i warunków mikroklimatycznych należy uzupełnić rezerwy energetyczne pracownika. Chodzi głównie o ciężką pracę fizyczną, a także gorący i zimny mikroklimat. Jak wynika z rozporządzenia, pracodawca ma obowiązek zapewnienia posiłków pracownikom wykonującym prace:

• związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,
• związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet:

a) wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10 stopni Celsjusza lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25 stopni Celsjusza,

b) wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym – od 1 listopada do 31 marca,

• pod ziemią,
• przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych

Nie znajdziemy w przepisach informacji, kto i w jaki sposób powinien dokonać pomiarów wydatku energetycznego. Pracodawca może dokonać takiej oceny samodzielnie. Na ogół zajmują się tym pracownicy BHP, którzy mają odpowiednią wiedzę, aby ustalić tego rodzaju parametry. Można też zlecić badania firmie zewnętrznej. 

Jak powinien wyglądać posiłek profilaktyczny?

Posiłek profilaktyczny musi być odpowiednio skomponowany, by pokryć utracony wydatek energetyczny. Powinien być wydawany w formie jednego dania gorącego, o wartości kalorycznej około 1000 kcal. Posiłki należy wydawać w czasie regulaminowych przerw po 3-4 godzinach pracy, tak aby zrównoważyć wydatek energii pracownika.

Taki posiłek powinien zawierać 50-55 proc. węglowodanów, 30-35 proc. tłuszczów i 15 proc. białka. Przepisy nie określają czy chodzi o tłuszcze zwierzęce, czy roślinne. Najistotniejszy wymóg dotyczy kaloryczności dania i tego, iż ma to być posiłek gorący. 

Ponadto na każdym pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia napojów dla pracowników, jeśli pracują w warunkach szczególnie uciążliwych. Napoje w postaci wody zdatnej do picia lub innych płynów, odpowiednio zimne lub gorące w zależności od warunków wykonywania pracy (np. soki owocowe, woda mineralna, kawa naturalna lub zbożowa, herbata) powinny być nieodpłatne w ilości zaspokajającej potrzeby pracownika. Napoje muszą być dostępne dla pracowników w ciągu całej zmiany roboczej.

Przepisy jednoznacznie mówią, że nie ma takiej możliwości, aby zamiast jedzenia czy picia pracownicy w ramach posiłków regeneracyjnych dostali ekwiwalent pieniężny. Posiłek ma spełniać rolę profilaktyczną, zdrowotną, aby doszło do realnej regeneracji organizmu obciążonego pracą w warunkach trudnych. W razie wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, środki te mogłyby być przez pracownika wydane na zupełnie inny cel.  

Bony, talony na posiłek profilaktycznych

Jeśli pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków ze względów organizacyjnych lub z uwagi na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy, może zapewnić pracownikom w czasie pracy:

• korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych, 
• przyrządzanie ich przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów, 
• poprzez dostarczenie bonów, talonów lub kuponów. 

Obowiązkiem pracodawcy jest także zapewnienie odpowiednich warunków higieniczno-sanitarnych przygotowywania i spożywania posiłków i napojów.

Posiłki profilaktyczne zwolnione z ZUS ‍

Wartość posiłków profilaktycznych (regeneracyjnych) jest zwolniona z oskładkowania na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Z 2017 r. Poz. 1949), zwanego rozporządzeniem składkowym. Przepis ten ma zastosowanie także wówczas, gdy pracodawca zapewnia przyrządzenie posiłków przez pracowników we własnym zakresie z otrzymanych od niego produktów.

Na podstawie rozporządzenia składkowego, zwolnione z oskładkowania są również bony, talony, kupony lub inne dowody uprawniające do otrzymania na ich podstawie gotowych posiłków profilaktycznych, jeśli pracodawca nie ma możliwości wydawania takich posiłków. 

Kiedy nie można skorzystać ze zwolnienia składkowego? Ponieważ przepisy wprowadzają ograniczenie czasu i miejsca zapewnienia pracownikom posiłków profilaktycznych - w czasie regulaminowych przerw w pracy, zasadniczo po 3-4 godzinach pracy - dlatego ze zwolnienia składkowego nie może korzystać wartość posiłków udostępnianych pracownikom po ich godzinach pracy.  Stanowi o tym § 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. ‍

Bezpiecznie jest więc zorganizować posiłki regeneracyjne za pośrednictwem firm dostarczających  jedzenie w formie gotowego ciepłego dnia o określonej kaloryczności i przekazanego o konkretnej godzinie w godzinach pracy. Wtedy pracodawca ma pewność co do przestrzegania przepisów.  

Trzeba pamiętać, że w czasie pracy zrealizowane muszą być też inne formy, takie jak przekazanie pracownikowi produktów, z których samodzielnie przygotuje sobie ciepły posiłek profilaktyczny, a także bony, talony, kupony uprawniające do otrzymania produktów lub gotowego posiłku.

‍Posiłki udostępnione po godzinach pracy, jak również realizowanie po godzinach pracy talonów, bonów i kuponów żywieniowych nie podlega zwolnieniu z opłacania składek. 

Posiłek regeneracyjny bez podatku 

Posiłki regeneracyjne nie są opodatkowane. W tym miejscu należy przytoczyć przepis art. 21 ust.1 pkt 11 ustawy o PIT, zgodnie z którym wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. 

Talony i bony mogą być zwolnione z opodatkowania tylko wtedy, gdy jest pewne, że uprawniają do otrzymania posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych. Pracownik nie może wymienić ich na żadne inne produkty, alkohol czy papierosy. Jeśli ma taką możliwość, nie można uznać ich za formę posiłków regeneracyjnych. Ustawodawca szczegółowo określił jakie posiłki i napoje winno się zapewnić osobom pracującym w szczególnie uciążliwych warunkach. Tym samym zwolnienie podatkowe możemy stosować tylko wtedy, gdy posiłki (ich kaloryczność) jest zgodna z przepisami.

‍

‍Przepisy prawa dotyczące posiłków profilaktycznych: 

• Kodeks pracy 
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów 
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 czerwca 2019 r.
  zmieniające wcześniejsze rozporządzenie w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów z 1996 r.  

‍Art.232 Kodeksu pracy 

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania. 

‍Pracodawca nie może wykorzystywać środków z ZFŚS do finansowania posiłków o których mowa w art. 232 Kodeksu pracy – czyli posiłków profilaktycznych (regeneracyjnych). Dostarczenie pracownikom takich posiłków jest ustawowym obowiązkiem pracodawcy który musi realizować nieodpłatnie, nie jest przejawem działalności socjalnej pracodawcy.