Jak wyznaczać cele: OKR, SMART, EXACT, SPVEM

Pod pojęciem celów w pracy rozumie się najczęściej:

• Cele biznesowe pracownika, które są związane z danym stanowiskiem i określają to, co pracownik powinien osiągnąć w kontekście potrzeb firmy jako organizacji,
• Cele zawodowe, które związane są z samym pracownikiem, jego rozwojem, karierą, pozycją w firmie oraz na rynku pracy. Bywają nazywane również celami osobistymi.

Cele te nie są tożsame, choć powinny być spójne, czyli cele zawodowe pracownika powinny wspierać cele biznesowe firmy i vice versa.

Co to są cele zawodowe? Czy są ważne dla rozwoju zawodowego i innowacji technologicznych?

‍Zadaniami – cele to nie są po prostu zadania do wykonania przypisane do pracownika.

Na przykład, aby osiągnąć cel „podnieść do końca roku retencję pracowników o 5 proc.” trzeba wykonać szereg zadań: zacząć przeprowadzać ankiety exit interview, by zdiagnozować przyczyny odejścia, zbadać satysfakcję pracowników, wdrożyć rozwiązania, które mogą ją podnieść (np. nasz benefit SmartLunch 😉).  

‍

Życzeniami – zwłaszcza pobożnymi. Cele muszą odnosić się do potrzeb biznesowych, otoczenia firmy i pracowników oraz być osadzone w realiach rynkowych. Cele powinny być ambitne, ale wykonalne. Cel: „zatrudnienie 20 programistów Python w ciągu dwóch tygodni”, mając jednego junior rekrutera na pokładzie i średni budżet, to tylko nadzieja. I to płonna.

Pomysłami – cele mogą wywodzić się z pomysłu, ale wymagają, by ów pomysł określić w czasie oraz stworzyć miary, które pozwolą oszacować stopień jego realizacji.  Pomysły mogą być dobre bądź kiepskie. Cele są tak naprawdę neutralne (choć ich osiągnięcie daje korzyść).

Przyjrzyjmy się kilku koncepcjom wyznaczania celów w pracy.‍

Metoda SMART – wyznaczanie celów SMART  i celów rozwojowych

Metodologia tworzenia celów SMART nie jest związana ściśle z obszarem HR. To koncepcja, która wywodzi się z zarządzania i dotyczy szeroko rozumianego tworzenia celów: biznesowych, rozwojowych, marketingowych – innymi słowy każdych. Można ją odnieść również do celów zawodowych.

Cele w metodologii SMART powinny być:

• Skonkretyzowane (Specific) – czyli jednoznaczne, szczegółowe,
• Mierzalne (Mesurable) – by można było określić poziom ich realizacji,
• Osiągalne (Achievable)  –  by dało się je spełnić,
• Istotne (Relevant) – czyli niosące jakąś wartość czy to dla organizacji w przypadku celów biznesowych, czy dla pracownika w przypadku celów osobistych,
• Określone w czasie (Time-bound) – czyli posiadające określany czas i termin realizacji.

Metoda SMART sprawdza się w sytuacji tworzenia celów różnego typu. Każdy wyznaczony w ten sposób cel jest znacznie łatwiej osiągnąć niż taki, który nie spełnia atrybutów SMART.

Pułapki cel SMART - jak pomóc pracownikom - metoda monitorowania postępów

• Brak ram dotyczących ilości celów do osiągnięcia – łatwo doprowadzić do sytuacji, kiedy celów jest zbyt dużo.
• Brak powiązań pomiędzy poszczególnymi celami – z perspektywy firmy może prowadzić to do sytuacji, w której każdy dział pracuje nad celami, które nie są ze sobą spójne, nie wspierają się nawzajem lub nawet są sprzeczne,
• Metodologia służy w większym stopniu strukturyzowaniu celów niż ich hierarchizacji.

Wyznaczanie celów metodą SMART znajduje częste zastosowanie w organizacjach stosujących lean management lub inne metody zarządzania, bazujące na maksymalizacji efektywności.

Cele w metodologii OKR - nowe wyzwania zarządzania projektami

Skrót OKR oznacza Objectives and Key Results. To stosunkowo nowa metodologia, spopularyzowana przez Google, która podbiła serca firm w dolinie krzemowej, a później zaczęła być stosowana na całym świecie.

Metodologia OKR łączy, w dość prosty sposób, cele biznesowe i osobiste pracownika. Jej wadą jest jednak to, że nie może być stosowana wybiórczo – np. tylko na kilku działów. Aby działała najlepiej, należy wdrożyć ją w całej firmie, na wszystkich jej poziomach.

OKR są zawsze określone w czasie – tak jak cele SMART mają początek i koniec, w którym mają zostać osiągnięte. Najczęściej stosuje się kwartał lub półrocze. Polegają na postawieniu sobie 3-4 celów (zazwyczaj wyznacza się ich więcej, a potem ogranicza ich liczbę do kilku najważniejszych). Każdy z tych celów należy określić zestawem wskaźników, które będą oznaczać poziom wykonania celu. To są właśnie kluczowe rezultaty.

Każdy z kluczowych rezultatów (których powinno być od 3 do 5) może być jednocześnie celem, który również ma swoje kluczowe rezultaty. Ustalając takie drzewko celów, przechodzimy od celów firmowych, przez cele działów lub zespołów, do celów osobistych.

Każdy cel w OKR (nawet firmowy) ma osobę, która jest odpowiedzialna za jego realizację. Przyjmuje się, że cele w OKR powinny być ambitne, ale … nie ma obowiązku, by realizować je w 100%. Jeśli uda się zrealizować cel w 90% to też jest sukces!

Z OKR nierozerwalnie związane są regularne spotkania podsumowujące, które pozwalają sprawdzić, na jakim etapie realizacji jest cel, jakie przeszkody w jego realizacji się pojawiły i jak można je usunąć. To właśnie ta regularność spotkań nakierowanych na realizację ustalonych celów sprawiają, że OKR to nie tylko sposób wyznaczania celów w pracy, ale metoda ich osiągania.

Pułapki OKR - daj pracownikom większą szansę - metoda monitorowania postępów

·       Wymaga zaangażowania całego zespołu i wyznaczenia osób odpowiedzialnych za każdy kluczowy rezultat,

·       Każdy cel musi być powiązany z nadrzędnym celem biznesowym. Inaczej realizacja celu nie przełoży się na wynik,

·       Prawidłowe wdrożenie OKR w firmie wymaga pracy, czasu i zmiany sposobu myślenia o realizacji zadań. To ogromne, lecz jak pokazuje doświadczenie takich firm jak Uber, Google czy Intel, opłacalne biznesowo wyzwanie.

Wyznaczanie celów w oparciu o OKR stosują chętnie firmy z obszaru IT, digital, e-commerce oraz startupy. Sprawdzają się również w firmach stosujących tzw. turkusowe zarządzanie.

Wyznaczone cele metodą SPVEM – metody ciągłego doskonalenia

Ciekawą koncepcją wyznaczania celów jest SPVEM. Jego nazwa to również (tak jak SMART) akronim, choć znacznie mniej udany i trudniejszy do zapamiętania. Cel SPVEM to cel, który jest:

Straszny (Scarry) – ma faktycznie być wyzwaniem i wytrącać ze strefy komfortu (inaczej nie jest prawdziwym celem),

Pozytywny (Positive) – związany z dążeniem a nie unikaniem (np. „zwiększenie poziomu zadowolenia klienta z usługi” zamiast „redukcja ilości reklamacji”),

Wizualny (Visual) – możliwie plastyczny i możliwy do wyobrażenia (np. cel „awans na kierownika” można zwizualizować sobie wyobrażając sobie swój nowy gabinet),

Ekscytujący (Exciting) – ma cieszyć, wywoływać ekscytację i entuzjazm, która pokonają lenistwo czy prokrastynację,

Mierzalny (Measurable) – tak jak w przypadku SMART czy OKR, trzeba wiedzieć, kiedy cel zostaje osiągnięty.

Pułapki SPVEM - wyznaczanie celów rozwojowych, zarządzania projektami i rozwoju zawodowego

·       Konieczność wysokiego zaangażowania pracownika w pracę. Osoba znudzona swoimi zadaniami, nie widząca sensu pracy nie będzie w stanie wywołać u siebie ekscytacji celami, które są przed nią stawiane,

·       Brak ram dotyczących ilości celów do osiągnięcia – łatwo doprowadzić do sytuacji, kiedy celów jest zbyt dużo.

·       Element strachu czy stresu, na niektóre osoby działa mocno demotywująco i blokująco,

·       Nie wszystkie cele zawodowe czy biznesowe można w łatwy sposób wizualizować.

SPVEM bardziej odpowiada na potrzeby osobistych celów zawodowych niż biznesowych, Trudno spodziewać się, że ciągłe wytrącanie ze strefy komfortu będzie odpowiednim narzędziem dla każdego pracownika.

Cele EXACT – wyznaczanie celów rozwojowych

Kolejna metodologia o nazwie – akronimie, który pochodzi od kryteriów, jakie cel powinien spełniać. Tym razem mamy:

·       Jednoznaczność (E-Explicit)

·       Ekscytację (eXciting)

·       Mierzalność (Assessable)

·       Ambicję (Challenging)

·       Osadzenie w czasie (Time-frame)

W zasadzie metodyka podobna do SMART, z tą różnicą, że cel powinien być nie tyle osiągalny, co ambitny. Założenie jest takie, że jeśli będzie nam zależeć, a poprzeczka będzie wysoko, to się nam na pewno uda!

Pułapki EXACT - planowanie przyszłości - unikanie błędów

·       Wymaga umiejętności doskonałego szacowania własnych kompetencji i zasobów.  Bardzo łatwo ustalić cele zbyt ambitne,

·       Sprawdza się lepiej w sytuacji ustalania celów osobistych. Przy ustalaniu ich przez przełożonego może brakować elementu ekscytacji.

EXACT można stosować w każdej organizacji, choć najbardziej efektywny będzie tam, gdzie pracownik sam stawia sobie cele. Można założyć, że taką strukturą będzie holokracja, o ile uznamy ją za faktycznie skuteczną metodę zarządzania firmą.

Powyższe sposoby wyznaczania celów w pracy i życiu osobistym, to tylko kilka przykładów najbardziej popularnych i efektywnych metodologii stosowanych obecnie.

WyzWyznaczanie celów w pracy – zadanie, zaangażowanie , jakość pracy

Wszystkie podręczniki zarządzania i HR mówią, że tak i trudno się z nimi nie zgodzić. Bez wyznaczania celów nie wiadomo ani dokąd zmierza firma, ani pracownicy. Nie można określić sukcesów ani uczyć się na porażkach, trudno określić, po co robi się określone rzeczy.

Niezależnie jednak od tego, jaką metodologię wybierzemy, przy wyznaczaniu celów w pracy nie można zapomnieć o tym, że:  

·       Za osiągniecie celu powinna być nagroda (nie musi być materialna),

·       Zadania, które pracownik realizuje, powinny wspierać jego cele (a zadania, które ich nie wspierają, powinny zostać usuwane),

·       Cele muszą być rozumiane i postrzegane jako możliwe do zrealizowania przez osobę, która ma je osiągnąć, każdy cel każdej osoby musi wspierać nadrzędny cel biznesowy firmy,

·       Zawsze trzeba zastanowić się, czy wyznaczony dla danej osoby, czy działu cel, nie będzie  stał w sprzeczności z innymi celami firmy,

[wyróżnienie] Przykładem celu, który jest przeciwproduktywny i zmienia się w często stosowany w firmach stosujących lean management jest ustalenie limitu usprawnień oczekiwanego od każdego działu. Ustalenie normy, którą każdy zespół musi „wyrobić” powoduje, że pracownicy marnują czas, podając jakiekolwiek pomysły. Ich celem nie staje się wtedy faktycznie usprawnienie, ale podanie wystarczającej liczby pomysłów, by norma została zrealizowana.

Wszystkie metody osiągania celów mają jeden wspólny mianownik – są nim miary osiągnięcia celu. Bez nich nie można określić tego czy cel jest realizowany (i w jakim stopniu). Można zatem uznać, że mierzalność i wskaźniki to najważniejsze elementy wyznaczania celów w pracy – niezależnie od tego, jaką metodologię w ostateczności wybierzemy.

Najważniejsze jest jednak to, że cel musi żyć – musi być stale obecny w codziennych czynnościach. Po to, by nigdy nie zapominać, po co robimy to, co robimy – to dlatego tak ważne są spotkania 1:1 i informacje zwrotne. Tymczasem aż co trzeci pracownik nie jest informowany o jakości swojej pracy[i]!

Podsumowanie: Efektywne wyznaczanie celów w pracy

Podjęcie skutecznego wyznaczania celów, zarówno zawodowych, jak i osobistych, jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu w każdej korporacji. Metody takie jak metoda SMART, OKR, EXACT, czy SPVEM dostarczają strukturalnych ram, które pomagają w przejrzystym i mierzalnym określaniu oraz realizacji celów. Przykłady cele roczne w korporacji pokazują, że dokładne zapisanie celu i regularne monitorowanie postępów znacząco wpływają na skuteczność osiągania zamierzonych wyników.

Dzięki stosowaniu metodologii SMART i innych technik, takich jak wyznaczanie celów smart w procesie rekrutacyjnym czy zarządzania projektami, firmy mogą lepiej planować przyszłość i adekwatnie reagować na nowe wyzwania. Innowacje technologiczne w miejsce pracy, ciągłe doskonalenie i rozwój osobisty pracowników stanowią klucz do budowania przewagi konkurencyjnej na rynku pracy.

Cele zawodowe i rozwój zawodowy, będące integralną częścią strategii każdej firmy, wymagają zaangażowania i umiejętności niezbędnych do ich realizacji. Pracownicy, którzy rozumieją i identyfikują się z wyznaczonymi celami, są bardziej zmotywowani do ich osiągnięcia, co prowadzi do zwiększenia efektywności i jakości pracy.

Osiągnięcie tych celów wymaga również od organizacji ciągłego monitorowania postępów i dostosowywania strategii do zmieniającego się środowiska. Realizacja celów rozwojowych powinna być zawsze postrzegana jako proces, nie tylko jako pojedynczy wynik. Zarówno w zarządzaniu projektami, jak i w rozwoju osobistym pracowników, kluczowe jest zrozumienie, że każdy krok naprzód przynosi wartość dodaną dla całej organizacji.

Podsumowując, efektywne wyznaczanie celów i ich realizacja są fundamentem osiągania sukcesu zarówno na poziomie osobistym, jak i organizacyjnym. Metodyka SMART, wraz z innymi strategiami, stanowi o sile i efektywności tego procesu, przyczyniając się do wzrostu, innowacji i ciągłego doskonalenia w każdym nowoczesnym przedsiębiorstwie.

‍SmartLunch życzy wam samych dobrze wytyczanych celów zawodowych i biznesowych!

‍

FAQ: Wyznaczanie celów w pracy - metody i praktyki

Co to są cele zawodowe i dlaczego są ważne?

Cele zawodowe to cele związane z rozwojem, karierą i pozycją pracownika w firmie oraz na rynku pracy. Są kluczowe dla osobistego rozwoju pracownika oraz dla spełnienia strategicznych celów biznesowych firmy.

Jakie są popularne metody wyznaczania celów w pracy?

Popularne metody wyznaczania celów to SMART, OKR, EXACT, i SPVEM. Każda z tych metodologii oferuje różne podejścia do określania i realizacji celów, dopasowane do potrzeb różnych organizacji i indywidualnych predyspozycji pracowników.

Jak działa metoda SMART w wyznaczaniu celów?

Metoda SMART wymaga, aby cele były Skonkretyzowane, Mierzalne, Osiągalne, Istotne i Określone czasowo. Jest to szeroko stosowana technika, która pomaga w efektywnym i realistycznym planowaniu celów.

Czym różni się metoda OKR od innych metod?

OKR (Objectives and Key Results) skupia się na ustawieniu ambitnych, ale realistycznych celów w połączeniu z kluczowymi wynikami, które są ich miernikami. Metoda ta zachęca do myślenia o celach w sposób, który promuje transparentność i współpracę w całej organizacji.

Jakie są zalety wyznaczania celów metodą SPVEM?

Metoda SPVEM kładzie nacisk na cele, które są Straszne, Pozytywne, Wizualne, Ekscytujące i Mierzalne. Pomaga to w motywowaniu pracowników do wyjścia poza strefę komfortu i osiągania wyników, które wpływają na ich rozwój osobisty i zawodowy.

‍Co oznacza akronim EXACT w kontekście wyznaczania celów?

EXACT to metoda, gdzie cele muszą być Jednoznaczne, Ekscytujące, Mierzalne, Ambitne i Osadzone w określonym czasie. Jest to podejście podobne do SMART, ale z większym naciskiem na ambicję i ekscytację.

Jakie są pułapki związane z wyznaczaniem celów w pracy?

Wyznaczanie zbyt wielu celów, brak spójności między celami różnych działów, oraz nieadekwatne hierarchizowanie celów mogą prowadzić do konfliktów, zmniejszenia efektywności pracy i zniechęcenia pracowników.

Jakie korzyści przynosi regularne monitorowanie postępów w realizacji celów?

Regularne monitorowanie pozwala na szybką reakcję na wyzwania, dostosowanie strategii i lepsze zrozumienie dynamiki realizacji celów. Zapewnia również motywację dla pracowników przez ciągłe przypominanie o postępach i osiągnięciach.

Dlaczego ważne jest, aby cele zawodowe były zgodne z celami biznesowymi firmy?

Spójność celów zawodowych pracowników z celami biznesowymi firmy zapewnia, że indywidualne postępy przyczyniają się do ogólnego sukcesu organizacji, co przekłada się na lepsze wyniki i rozwój firmy.

Jakie są najlepsze praktyki w wyznaczaniu celów dla zespołów w różnych branżach?

Najlepsze praktyki obejmują dostosowanie metodologii celów do specyfiki branży, zapewnienie, że cele są realistyczne i mierzalne, regularne przeglądy celów, oraz promowanie kultury otwartości i feedbacku, co sprzyja

Przypisy:‍

[i] Monitor Rynku pracy Randstad 2019 info.randstad.pl/monitor-rynku-pracy-37
‍