Jak wdrożyć system benefitów w organizacji?

Rodzi się przekonanie, że środowisko pracy nie powinno być miejscem, do którego pracownicy udają się wyłącznie w celach zarobkowych. Powinni postrzegać je jako sferę, w której czują się komfortowo, i mogą  realizować swoje potrzeby czy rozwijać pasje.

Abraham Maslow twierdził, że motywacja zależy od tego, jakie człowiek ma potrzeby. Benefity pracownicze stanowią czynnik motywacyjny, dający możliwość realizacji potrzeb, począwszy od tych najbardziej podstawowych, a kończąc na potrzebie samorealizacji. Benefity pozapłacowe to z jednej strony element motywacyjny dla zatrudnionej kadry, a z drugiej, czynnik decydujący o pozyskaniu najlepszych pracowników. Często już podczas rozmowy rekrutacyjnej kandydaci pytają o oferowane przez pracodawcę dodatki pozapłacowe i niejednokrotnie warunkują swoją decyzję o rozpoczęciu współpracy z daną firmą, biorąc pod uwagę również oferowany pakiet benefitów.

Wybór benefitów a potrzeby pracowników

Jak wdrożyć system benefitów pozapłacowych w firmie, by były one skrojone zgodnie z potrzebami pracowników? Przede wszystkim trzeba zapytać ich samych, na czym najbardziej im zależy, oddać im głos.

Najprostszą metodą, która umożliwi zbadanie potrzeb pracowników jest ankieta. Powinny wypełnić ją wszystkie osoby zatrudnione w organizacji, bez względu na to, czy są członkami zarządu, managerami, specjalistami, czy stoją na linii produkcyjnej. Ankieta skierowana do każdego pracownika da rzetelny obraz potrzeb pracowników i pozwoli wprowadzić najbardziej pożądane przez zespół benefity. Formularz do badania można przygotować (w formie elektronicznej) za pomocą gotowych narzędzi do tworzenia ankiet – dla pracowników mających dostęp do komputera w pracy. Arkusze w formie tradycyjnej, papierowej sprawdzą się głównie w przypadku pracowników niskiego szczebla. Decydując się na formę tradycyjną, wydrukowane arkusze należy umieścić w pomieszczeniach socjalnych, w których pracownicy produkcyjni i magazynowi spędzają przerwy. Uzupełnione formularze powinni oni wrzucić do przygotowanej wcześniej urny. Warto podkreślić, że ankietowani chętniej wypełnią formularz, jeśli będzie on anonimowy, a przeprowadzenie badania zostanie poprzedzone wskazaniem jego celu oraz krótką instrukcją, jak poprawnie wypełnić ankietę. Zasada ta działa zarówno w przypadku arkuszy tradycyjnych, jak i cyfrowych. 

Odpowiedni arkusz kluczem do sukcesu

Kwestionariusz ankiety badającej potrzeby pracowników powinien być krótki i zawierać od 2 do 5 pytań. W przypadku, gdy system benefitów będzie dopiero wdrażany w firmie, najlepiej zadać pytania otwarte tak, by pracownicy sami zasugerowali benefity, z których będą najchętniej korzystać. Inną formą pytań mogą być też pytania zamknięte – wielokrotnego wyboru, ale w tej sytuacji wynik ankiety może nie być całkowicie wiarygodny, gdyż pracownicy będą wybierać wskazane w formularzu odpowiedzi i niekoniecznie chętnie podawać własne propozycje. Poniżej przedstawiamy przykładową ankietę badającą potrzeby pracowników w zakresie benefitów pozapłacowych - będzie ona pomocna szczególnie przed wprowadzeniem benefitów w firmie, kiedy chcemy dowiedzieć się, jakich świadczeń oczekują pracownicy.

Informacje zwrotne na wagę złota

Najistotniejszym etapem badania potrzeb pracowników w zakresie benefitów pozapłacowych jest przekazanie informacji zwrotnej po przeprowadzonej ankiecie. Takie informacje powinny być szczegółowe i zawierać dane liczbowe z badań, które będą doskonałym argumentem uzasadniającym decyzję o wprowadzeniu bądź niewprowadzeniu danego benefitu. Pracownicy z pewnością będą ciekawi tego, które benefity i kiedy pojawią się w oferowanym pakiecie. Warto też podzielić się informacjami o tych dodatkach, których nie uda się zapewnić lub zostaną wprowadzone później. Każdą decyzję powinniśmy odpowiednio uargumentować. Dzielenie się wynikami z badań nie tylko wzbudzi większe zaufanie wśród pracowników i zachęci ich do wyrażania swoich opinii, ale także będzie dowodem na to, że firma liczy się ze zdaniem pracownika.

Jak zapowiadać wprowadzenie konkretnych benefitów?

Oprócz przekazania informacji zwrotnej z badań trzeba pamiętać, aby przed wprowadzeniem każdego benefitu przekazać pracownikom zasady, na jakich mogą z niego korzystać. Możemy to zrobić w formie wiadomości e-mail, ale warto też organizować spotkania z zespołami, podczas których przedstawimy zasady korzystania z benefitów oraz udzielimy odpowiedzi na pytania pracowników czy rozwiejemy ich wątpliwości. Dodatkowym sposobem promocji benefitów będą plakaty informacyjne, które można umieścić w pomieszczeniach socjalnych, kuchni, czy pokoju relaksu. Jasna, przejrzysta komunikacja na temat benefitów sprawi, że będą one chętnie wykorzystywane przez pracowników. Jeżeli benefity oferowane są przez dostawców, warto zaaranżować prezentację instruktażową, podczas której przedstawiciel opowie o zasadach korzystania z danego benefitu.

Kontrola nad wykorzystaniem benefitu

Samo wdrożenie systemu benefitów pozapłacowych to tylko częściowy sukces. Bardzo ważne jest także cykliczne monitorowanie poziomu wykorzystania danego benefitu. Ze względu na to badania ankietowe powinny być prowadzone minimum raz w roku. Celem takiego działania jest weryfikacja, czy oferowane benefity cały czas korespondują z oczekiwaniami pracowników, a także eliminowanie tych świadczeń, które przestały być popularne, i zastępowanie ich nowymi, lepiej odpowiadającymi potrzebom pracowników. Tylko w ten sposób możemy efektywnie wykorzystywać budżet przeznaczony na benefity.

Poniżej zaprezentowano zestawienie wyników badań ankietowych obrazujące poziom wykorzystania benefitów w latach 2017 i 2018 (badania własne autora artykułu). Analizując wykres, zauważyć można, że w 2017 roku tylko 70 osób korzystało z dofinansowania do posiłków – stołówka na terenie firmy. Po zmianie dostawcy benefitu na catering zewnętrzny dowożony do firmy z różnych restauracji, zaobserwowano około 80%-owy wzrost zainteresowania tym benefitem. Podobnie jest w przypadku opieki medycznej – rozszerzenie pakietów w odpowiedzi na potrzeby pracowników spowodowało zwiększenie liczby osób korzystających z kart medycznych.

Obecnie firmy oferują szerokie i bardzo zróżnicowane pakiety benefitów pozapłacowych, ale czy zawsze pamiętają o tym, aby były one dopasowane do potrzeb pracowników? Prześciganie się we wprowadzaniu coraz bardziej nietypowych benefitów bez konsultacji z zatrudnioną kadrą najzwyczajniej traci sens. Niektóre firmy są zdania, że zadowolenie i motywacja pracowników zwiększają się proporcjonalnie do liczby zapewnionych im dodatków pozapłacowych. Nie zapominajmy jednak o tym, że kluczowa jest wartość jaką daje dane świadczenie pracownikowi.

Jakie są zatem te bardziej oryginalne, rzadziej proponowane benefity? Można by ich wymienić kilkanaście. Poniżej wymieniamy trzy dodatki pozapłacowe, które stosunkowo niedawno zaczęły pojawiać się w pakietach benefitów oferowanych przez organizacje. 

Współcześnie pracodawcy starają się coraz bardziej dbać o dobrostan swoich pracowników. Przekłada się to na ich zdrowie, a tym samym większe zaangażowanie, efektywność, czy rzadsze nieobecności w pracy. Firmy walczą też ze stresem wśród pracowników. Duża liczba obowiązków, praca pod presją czasu, sytuacje konfliktowe mogą prowadzić do wysokiego poziomu stresu. Jego skutkiem jest nie tylko gorsze funkcjonowanie poznawcze, ale także wiele objawów somatycznych. Próbując temu zapobiec, pracodawcy w ramach pakietu benefitów zapraszają do współpracy fizjoterapeutów, rehabilitantów czy trenerów personalnych. Masaż, ćwiczenia w miejscu pracy są właściwym rozwiązaniem zarówno dla pracowników fizycznych, jak i biurowych. Niektóre organizacje w ramach aktywnych przerw proponują też jogę lub naukę tańca albo sztuk walki. Aktywność fizyczna w miejscu zatrudnienia znacząco wpływa chociażby na obniżenie poziomu stresu u pracowników, co daje pozytywne rezultaty i dla pracownika, i globalnie dla całej organizacji.

Współcześnie niektórzy pracodawcy, starając się wyjść naprzeciw oczekiwaniom zatrudnionej kadry, tworzą na terenie biur strefy przyjazne zwierzętom. Obecność zwierząt w biurze wpływa na poprawę atmosfery w zespole, obniżenie poziomu stresu, pomaga współpracownikom integrować się i skutkuje aktywnym spędzaniem przerw w pracy na spacerze z własnym zwierzęciem. Mimo wymienionych zalet, powyższy benefit może też wzbudzać kontrowersje, gdyż w firmie mogą być zatrudnione osoby uczulone na sierść zwierząt czy nietolerujące ich obecności w pobliżu. Jeżeli badania ankietowe wykażą wysoki poziom zainteresowania tym benefitem, to przed jego wprowadzeniem należy porozmawiać z całym zespołem. Trzeba też pamiętać, że zwierzęta powinny być odpowiednio przygotowane do spędzania czasu w przestrzeni biurowej (wskazany jest właściwy trening ze specjalistą).

Dodatkiem pozapłacowym, który w ostatnim czasie staje się coraz bardziej pożądany zarówno przez pracowników, jak i kandydatów do pracy, jest dofinansowanie do posiłków. Jako benefit żywieniowy najlepiej sprawdzi się wirtualna stołówka, która łączy restauratorów z pracodawcami, a także oferuje system zamówień i rozliczeń posiłków, organizując tym samym cały proces żywienia zbiorowego w firmach. Dzięki takiemu rozwiązaniu pracownicy mogą codziennie zamawiać zdrowe posiłki do pracy. Benefit ten, częściowo finansowany przez pracodawcę, cieszy się zazwyczaj dużym zainteresowaniem wśród pracowników.

Ciężko dziś wyobrazić sobie rozwój organizacji bez rozwoju jej pracowników. Kluczem do skutecznego stymulowania rozwoju pracowniczego jest dbanie o odpowiednią motywację. Taką rolę pełnią między innymi dodatki pozapłacowe. System benefitów uszyty zgodnie z potrzebami pracowników gwarantuje liczne korzyści. Po pierwsze kandydaci poszukujący zatrudnienia chętniej rozpoczną współpracę z organizacją, jeśli zapewni im ona zróżnicowane, ale dopasowane do ich oczekiwań, benefity. Po drugie pracownicy będą mieć poczucie, że firma liczy się ze zdaniem i oczekiwaniami. Zestaw świadczeń dopasowany do potrzeb pracowników oznacza też lepsze wykorzystanie benefitu. Należy podkreślić również, że benefity pozapłacowe mają wpływ na integrację w zespołach, gwarantują oszczędność czasu wolnego pracowników (niektóre benefity mogą być realizowane na terenie firmy) i są kluczowym elementem umożliwiającym budowanie pozytywnego wizerunku organizacji na rynku pracy. Na zakończenie warto podkreślić, że w miejscu zatrudnienia pracownicy spędzają co najmniej 8 godzin dziennie, dodatkowo często poświęcają dużo czasu na dojazdy do pracy. Warto zatem wyjść naprzeciw potrzebom pracowników i zapewnić im takie benefity, z których będą chętnie korzystać w trakcie pracy.