Jak rozwiązać problem żywienia w firmie?

Nie jest tajemnicą, że w każdym miejscu pracy konieczne jest przewidzenie miejsca, w którym pracownicy mogą zjeść posiłek w ciągu dnia pracy. Niezależnie od liczby zatrudnionych, zawsze znajdą się przedstawiciele trzech głównych grup:

• wielbiciele kanapek i sałatek,
• przynoszący do pracy obiad ugotowany w domu,
• nastawieni na zakup gotowego posiłku na miejscu.

Dla pierwszej grupy całkowicie wystarczający będzie stół i kilka krzeseł w pomieszczeniu, w którym mogą w spokoju się posilić. Druga grupa jest bardziej wymagająca, potrzebuje bowiem kuchni wyposażonej w kuchenkę lub mikrofalówkę, aby podgrzać sobie swoje jedzenie. Trzecia grupa, w zależności od wielkości firmy oraz jej lokalizacji, może okazać się najmniej lub właśnie najbardziej wymagająca. Kiedy taka firma znajduje się w centrum miasta, w pobliżu łatwo o sklepy, bary i restauracje, pracownicy po prostu w czasie przerwy wychodzą na lunch. Jeżeli jednak mamy do czynienia np. z halą produkcyjną oddaloną od centrum, zatrudniającą kilkadziesiąt czy kilkaset osób, należy zorganizować jakieś rozwiązanie samodzielnie. Możemy oczywiście liczyć na to, że wszyscy pracownicy dostosują się do panujących warunków i będą sobie przynosić codziennie jedzenie, jednak w rzeczywistości będziemy musieli mierzyć się z obniżoną efektywnością tych, którzy się nie przygotowali i są po prostu głodni.

Niezależnie od tego jaką formę dystrybucji posiłków zdecydujemy się wdrożyć w naszej firmie, musimy pamiętać o wygospodarowaniu funkcjonalnej kuchni lub stołówki z kuchenkami mikrofalowymi i lodówką, będącej w stanie pomieścić tylu pracowników, ilu chcemy jednocześnie wysłać na przerwę obiadową.

Postawiliśmy sobie zatem cel - zorganizować punkt, w którym głodny pracownik może kupić sobie posiłek - obiad, kanapkę lub cokolwiek, co pozwoli mu się najeść i efektywnie pracować. 
Rozważając możliwe rozwiązania, powinniśmy wziąć pod uwagę kilka kwestii:

1. Liczba pracowników - im jest ich więcej, tym bardziej systemowo powinniśmy podejść do tematu, aby uniknąć dezorientacji, kolejek czy opóźnień w pracy.
2. Lokalizacja - im dalej od lokali gastronomicznych mogących zaspokoić nasze potrzeby, tym więcej inicjatywy musimy wykazać.
3. Możliwości lokalowe - jakiej wielkości lokalem lub budynkiem dysponujemy? Jest on własnością firmy, czy go dzierżawimy? Od tego będzie zależało, jaką przestrzeń jesteśmy w stanie wygospodarować na nasze cele oraz czy istnieje możliwość dobudowania dodatkowych pomieszczeń.
4. Budżet, jakim dysponujemy.

Maszyny vendingowe

Zacznijmy od planu minimum, jakim są maszyny vendingowe. Możemy wynająć maszynę vendingową lub kilka takich maszyn, wybrać rodzaj zaopatrzenia i zlecić zewnętrznej firmie codzienne uzupełnianie takich maszyn. Standardowym zaopatrzeniem są gorące i zimne napoje, drobne przekąski i słodycze, ewentualnie kanapki czy sałatki. Są to zatem raczej niewielkie dania na zimno, odpowiednie do zaspokojenia niewielkiego głodu. Pojawiają się co prawda rozwiązania oferujące wcześniej przygotowane ciepłe dania, lub podgrzewane półprodukty, ich jakość jednak odbiega najczęściej od oczekiwań użytkownika. 
Zaopatrzenie maszyn uzupełniane jest nie częściej niż jeden raz dziennie, a jego ilość jest z góry ustalona. Musimy liczyć się z faktem, że czegoś może zabraknąć dla chętnych, lub odwrotnie - zamówimy zbyt dużą ilość świeżych produktów o krótkim terminie przydatności i poniesiemy straty. Z drugiej strony nie można odmówić “vendingom” wygody użytkowania, łatwej dostępności dla każdego i o każdej porze, pomocne w sytuacjach awaryjnych. Dodatkowym plusem docenianym przez pracowników korzystających z maszyn vendingowych są łatwo dostępne słodycze i słone przekąski, pozwalające spontanicznie umilić czas spędzany w pracy. :)

Bufet

W niektórych zakładach pracy możemy spotkać niewielkie sklepiki lub bufety, w których możemy zaopatrzyć się w słodycze, napoje, drobne przekąski, ale też drożdżówki czy kanapki oraz ciepłe dania garmażeryjne. Pod względem jakości dostępnych posiłków takie rozwiązanie wypada znacznie lepiej niż wspomniane powyżej maszyny vendingowe. Często bufet taki jest dzierżawiony i prowadzony przez zewnętrznego przedsiębiorcę, co zdejmuje z właściciela zakładu odpowiedzialność za prowadzenie takiego lokalu i zarządzanie zamówieniami. Pracownicy korzystający z usług takiego bufetu mogą za to narzekać na jego niską przepustowość, a co za tym idzie kolejki, oraz ograniczone, monotonne menu.

Kantyna

Czyli rozwiązanie z całkowicie przeciwległego punktu na osi dostępnych rozwiązań. Obiekt składający się z gotującej kuchni oraz stołówki, w której można zjeść zakupiony wcześniej posiłek. Przewagą kantyny nad innymi rozwiązaniami jest z pewnością fakt, że posiłki są tu przygotowywane na miejscu, utrzymywane w cieple lub podgrzewane na bieżąco. Mamy również kontrolę nad ich jakością, warunkami przechowywania składników, higieną ich przygotowywania. Decydując się na kantynę musimy zadecydować czy samodzielnie będziemy ją prowadzić, zatrudnimy kucharzy i pozostały personel na własną rękę, czy może podnajmiemy ją zewnętrznej firmie, która będzie prowadzić naszą kantynę. To istotna decyzja, do oddelegowania pozostają bowiem kwestie takie jak bieżące ustalanie jadłospisu, który będzie odpowiadał korzystającym z kantyny pracownikom, codzienne zakupy, zarządzanie kucharzami i obsługą, rozliczanie utargów i dbanie o spełnianie norm sanitarnych. Obie opcje mają swoje wady i wiążą się z ryzykiem finansowym i trudnościami operacyjnymi. Jeżeli na skutek naszych decyzji jedzenie nie będzie spełniało potrzeb i oczekiwań naszych pracowników, będzie niesmaczne, zbyt drogie, za zimne, będą czekać zbyt długo na posiłek, nie będą skłonni korzystać z naszej kantyny.

Niezależnie jednak od tego, którą z nich wybierzemy, wybudowanie kantyny to koszt zaczynający się od 300 tysięcy złotych, sięgający nawet 1,5 miliona złotych! Wszystko będzie oczywiście zależeć od warunków architektonicznych, terenu, wielkości budowanej kantyny czy poziomu jej wyposażenia. Pamiętajmy również o wymogach i kontrolach Państwowej Inspekcji Sanitarnej w lokalach gastronomicznych.

Kantyna to rozwiązanie najbardziej kompleksowe, niewątpliwie podnoszące prestiż i atrakcyjność firmy jako pracodawcy.

Nie mogliśmy sobie pozwolić na zbudowanie stołówki, między innymi ze względu na brak miejsca na terenie firmy. Próbowaliśmy więc znaleźć takie rozwiązanie, które z jednej strony pozwoliłoby na zaspokojenie potrzeb pracowników, czyli dostarczenie ciepłego posiłku w trakcie pracy, a z drugiej strony nie wiązałoby się z dodatkowymi obowiązkami dla naszego Działu HR.

Zdecydowaliśmy się na SmartLunch, kiedy zaczynali swoją działalność, więc obserwujemy ich niemal od samego początku. Jako jedyni zaproponowali nam rozwiązanie, które łączyło ze sobą dużą różnorodność posiłków oraz wsparcie informatyczno-organizacyjne, które pozwalało na zbieranie zamówień, rozliczanie czy wyjaśnianie pomyłek. 
Alina Stolorz, Dyrektor HR w Bombardier Transportation Polska Sp. z o.o.

Catering lub jedzenie na dowóz

Jeżeli nie zdecydujemy się na budowę kantyny, ale dysponujemy stołówką, środkami na jej zorganizowanie lub innym rodzajem pomieszczeń, w których pracownicy mogą zjeść posiłek w odpowiednich do tego warunkach, możemy skorzystać z usług podmiotu, który oferuje catering dla firm. Firm i lokali gastronomicznych świadczących takie usługi jest naprawdę wiele, nie powinniśmy mieć problemu ze znalezieniem przynajmniej kilku ofert o zróżnicowanym menu oraz w różnych wariantach cenowych. Trudność na tym etapie może nam więc sprawić co najwyżej decyzja z usług której firmy skorzystać. Problemy zaczynają się w momencie składania zamówienia i jego rozliczania. Firmy cateringowe oczekują zbiorczego zamówienia na wszystkie posiłki, które mają zostać dostarczone danego dnia. Pracodawca musi więc wyznaczyć osobę, która zbierze zamówienia od wszystkich zainteresowanych, posegreguje je oraz przekaże przedstawicielom firmy cateringowej. Możemy też ułatwić sobie pracę i ograniczyć menu do narzuconego z góry dania dnia, a następnie podliczyć jedynie liczbę zainteresowanych. Pamiętajmy, że takie ułatwienie odbywa się kosztem naszego pracownika i obniża jego poziom zadowolenia ze współpracy z nami. Podobnie będzie wyglądało rozliczenie zamówionych posiłków. Firma cateringowa wystawi nam fakturę za wszystkie posiłki z danego dnia lub ustalonego wcześniej okresu, np. z całego miesiąca. Do rozliczenia z pracownikami będziemy potrzebowali dobrze prowadzonych notatek z bieżących zamówień, oraz skutecznej egzekucji zobowiązań. Można też rozliczać się na bieżąco - kto z nas nie przeżył koszmaru dzielenia rachunku za kilka osób i rozliczania między sobą drobnych, ten może się na to skusić. ;)
Jeśli istotna jest dla nas punktualność dostawy, powinniśmy złożyć zamówienie z odpowiednim wyprzedzeniem i wyraźnie o tym poinformować dostawcę.

Rozwiązanie idealne czy sztuka kompromisu?

Wszystkie opisane rozwiązania mają swoje plusy i minusy. W zależności od naszych potrzeb i możliwości będziemy skłaniać się bliżej jednej czy drugiej opcji. Świadomi tego, proponujemy Wam rozwiązanie, które wypracowaliśmy jako optymalną alternatywę nie wymagającą specjalnego budżetu czy powierzchni. Skupiliśmy się na tym, aby do każdej firmy dostarczać ciepłe, pełne posiłki od lokalnych dostawców, oferując szerokie menu trafiające w gusta każdego, zapewniając punktualność dostaw. Tworząc naszą aplikację mieliśmy rozwiązaliśmy problemy związane ze zbieraniem zamówień, rozliczaniem należności za posiłki i komunikacją między poszczególnymi pracownikami a firmami realizującymi zamówienia. Potrafimy dostosować się do firm różnych rozmiarów i zapewnić komfort wszystkim stronom.